8 difficultés de croissance auxquelles les logiciels de gestion de cuisine peuvent remédier

L’industrie de la restauration recourt toujours plus à la technologie. Et ça, même en cuisine. La grande question à se poser c’est : quel est le moment idéal pour investir dans un logiciel pour la cuisine ? À quel moment est-il temps de laisser tomber les tableaux Excel old-school pour des outils technologies plus performants ?

Après nous être entretenus avec des centaines de professionnels de la restauration, nous avons identifié 8 difficultés de croissance auxquelles un logiciel de gestion de cuisine pourrait remédier.

 Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de cuisine ?

Un logiciel de gestion de cuisine soutient les cuisines de restauration en numérisant et automatisant certaines tâches. Il en résulte des gains de temps et d’efficacité. L’avantage d’un gestionnaire de cuisine complet vous permet de gérer l’ensemble de vos processus depuis une seule plateforme :

• la gestion des stocks,
• la gestion des recettes,
• les commandes,
• l’estimation des coûts,
• le contrôle des marges,
• la gestion des allergènes.

À quel moment votre entreprise a-t-elle besoin d’un gestionnaire de cuisine pour renforcer votre croissance ?

Voici 8 difficultés que vous pourriez reconnaître :

1. L’impact du départ d’une personne est énorme (à chaque fois)
2. Vous ne connaissez pas vos marges (ou vous ne pouvez pas les contrôler)
3. Vous perdez de l’argent à cause de la gestion des stocks
4. La prise de commandes est interminable
5. Les allergènes et les valeurs nutritives vous tiennent éveillé
6. Vous ouvrez un deuxième établissement (ou plus)
7. Vous n’êtes pas sûr de l’harmonie entre tous vos établissements.
8. Vous passez constamment d’un logiciel à l’autre (et entrez les mêmes données partout).

1. L’impact de la démission d’une personne est énorme (à chaque fois)

La peur de voir un employé permanent quitter son emploi vous ronge-t-elle ? Avez-vous des inquiétudes lorsque le personnel tombe malade ? Si vous gérez plusieurs établissements, cette incertitude augmente de façon exponentielle.

• La mise en place est-elle prête ?
• L’inventaire est-il correct ?
• Où est le bon de commande pour la livraison de demain ?

Vous dépendez de vos employés. Cela rend votre entreprise vulnérable. Trouver du personnel est devenu extrêmement difficile et quand quelqu’un de votre équipe s’en va, il vous faut tout recommencer à zéro. Les connaissances et l’expérience sont perdues. Il faut retrouver quelqu’un et réinvestir du temps dans une formation.

Avec un système de gestion de cuisine, vous ne démarrez jamais à zéro. Rien n’est perdu lors d’un changement de personnel. Tout continue comme avant.

Le gestionnaire de cuisine contrôle tout : commandes, stocks, recettes, estimation des coûts, contrôles des marges… Tout se trouve dans un seul système.

2. Vous ne connaissez pas vos marges (ou vous ne pouvez pas les contrôler)

Combien gagnez-vous sur une dame blanche ? 2 euros, 5 euros ou rien du tout ? En plus de la recherche du personnel, le contrôle des coûts est le plus grand défi pour une entreprise de l’horeca.

Néanmoins, dans de nombreuses entreprises, le calcul du coût des denrées alimentaires reste une approximation. C’est compréhensible, parce qu’il y a beaucoup de paramètres et il semble que l’on ne puisse jamais identifier complètement les coûts. Il est tentant d’utiliser des moyennes ou d’omettre certains coûts (combien de temps faut-il pour préparer la dame blanche ?).

La chose la plus désagréable, c’est qu’on ne sait jamais combien chaque élément sur la carte rapportera. Et vous ne pouvez pas vérifier si le bénéfice est stable.

La précision fait la différence.

Un logiciel de gestion de cuisine automatise le calcul des coûts. Sur la base des recettes et des achats, le système calcule un coût précis par portion.

C’est un souci de moins.

Une fois les paramètres saisis, le logiciel fera tout pour vous. Si le prix d’un ingrédient change, le système calcule automatiquement cette modification dans toutes vos recettes.

Pour croître, la condition la plus importante est la maîtrise du coût de la nourriture.

Un coût alimentaire compétitif constitue une base fiable pour vos marges. Le logiciel de gestion de cuisine surveille automatiquement si vous pouvez atteindre ces marges. Cela vous permet d’intervenir rapidement lorsque le bénéfice commence à baisser.

3. Vous perdez de l’argent sur la gestion des stocks

Vous n’avez aucune idée de votre inventaire ? Vous commandez tous les jours, mais ce qui se passe ensuite est un gros point d’interrogation. Parfois, vous devez décevoir vos clients et parfois le conteneur à déchets déborde.

La gestion des stocks est une donnée essentielle. En tout temps, il y a du capital dans le stock qui est fixé.

Vous voulez donc avoir assez de stock pour les moments forts, mais certainement pas trop.

Le stock est aussi une donnée volatile. La composition change à chaque vente. C’est difficile de suivre le rythme. Un comptage quotidien est souvent le seul moyen de garder une vue d’ensemble, mais cela prend du temps. Vous n’avez peut-être pas ce temps.

Grâce au lien avec votre point de vente, le logiciel de gestion des aliments ajuste automatiquement le stock. Vous pouvez demander un rapport d’état en appuyant simplement sur un bouton.

Si votre système de gestion alimentaire est relié à votre système de caisse, le stock est automatiquement ajusté pour chaque vente. De cette façon, vous savez tout moment la valeur du stock, sans perdre du temps précieux en comptant.

4.  Les commandes prennent du temps

Reconnaissez-vous cette situation ?

Après la mise en place, vous comptez le stock et cochez tout ce qui se trouve dans votre livre d’ingrédients. Ensuite, ouvrez l’ordinateur portable et enregistrez les commandes. Un fournisseur attend un mail, l’autre a une boutique en ligne et un troisième passe la commande par téléphone. À l’occasion, il y a même un fax.

Les commandes sont encombrantes. En tant que chef cuisinier, vous perdrez vitement une heure par jour ou plus.

Avec un gestionnaire de cuisine, cela peut se faire en cinq minutes. Vous sautez la plupart des tâches, qui prennent beaucoup de temps, parce que la plupart est fait automatiquement. Basé sur l’état de votre stock numérique, le système crée une suggestion de commande. Tout ce que vous avez à faire est de la vérifier et de la confirmer. Le logiciel envoie ensuite la commande au bon fournisseur.

Les entrepreneurs de l’horeca gagnent du temps, grâce à des suggestions de commandes intelligentes.

5. Les allergènes et les nutriments vous tiennent éveillé.

Les allergènes et l’information nutritionnelle sont importants dans l’hôtellerie et la restauration. Mais la gérer est un casse-tête pour les entrepreneurs.

Une bonne organisation est nécessaire pour être capable de toujours donner les bonnes informations aux clients. Surtout si la carte change ou si les recettes sont modifiées.

Il y a un danger que différentes versions des listes d’allergènes circulent ou restent non lues dans une boîte aux lettres.

Le logiciel de gestion de cuisine garde tous vos ingrédients et utilise les bases de données officielles pour savoir quels allergènes se trouvent dans vos recettes et quelles sont leurs valeurs nutritionnelles.

Si votre recette change – une nouvelle sauce ou un autre légume – l’information nutritionnelle sera ajustée immédiatement.

Chaque point de vente a accès à tout moment aux données nutritionnelles les plus récentes.

Les clients ont-ils une question ? Pas de problème, vos employés peuvent immédiatement vérifier les valeurs nutritionnelles de leur tablette et imprimer une étiquette.

Tenir l’information sur les allergènes à jour avec vos recettes est une tâche continue. Un système de gestion des aliments exécute cette tâche automatiquement.

6. Vous ouvrez une filiale supplémentaire

Lors de l’ouverture d’une deuxième filiale, un logiciel de gestion de cuisine est indispensable. Peu importe si cela fait partie de votre plan d’affaires ou qu’il soit une conséquence naturelle de la croissance.

La raison : le contrôle.

Le contrôle est nécessaire, parce que vous ne gérez pas la cuisine vous-même, mais vous la laissez aux autres.

Trois défis se présentent immédiatement lors de l’ouverture d’un deuxième point de vente :

• Comment gérez-vous la vue d’ensemble ?
• Comment transmettez-vous votre expérience aux nouveaux employés ?
• Comment vous assurez-vous que les employés travaillent efficacement sur place ?

La réponse est : des procédures standardisées. Elles vous garantissent que chaque filiale est gérée comme vous l’aviez prévu.

Avec un logiciel de gestion des aliments, vous pouvez développer des procédures standardisées pour chaque point de vente. Le logiciel est une bibliothèque, un journal de bord, un scénario et une calculatrice puissante pour votre entreprise.

7. Vous n’êtes pas sûr de l’uniformité de chaque point de vente.

La cohérence est cruciale dans le développement d’une marque d’hospitalité. Si vous gérez plusieurs points de vente, les clients attendent la même qualité et des saveurs reconnaissables partout.

 Lorsque vous ouvrez un point de vente supplémentaire, l’uniformité est le premier défi.

Cela demande un suivi attentif. La formation des employés prend du temps. Surtout pour le chef exécutif qui fait des allers-retours entre les points de vente. La formation doit être aussi efficace que possible. Sinon, les frais de déplacement augmenteront, ce qui fera grimper les marges.

Et puis, il y a un autre problème physique. Vous ne pouvez tout simplement pas être présent partout en même temps.

Un gestionnaire de cuisine garantit l’uniformité. La bibliothèque centrale avec les recettes et les méthodes de préparation est accessible de n’importe quel endroit. Les chefs cuisiniers ajoutent des vidéos de préparation, des photos et des descriptions détaillées à partir de leur endroit. Les chefs du monde entier ont accès à la méthodologie en même temps et peuvent commencer à travailler immédiatement.

8. Vous passez constamment d’un progiciel à l’autre (et entrez les mêmes données partout).

Vous utilisez déjà un logiciel pour contrôler les processus de la cuisine. Parfait, une cuisine professionnelle ne peut se passer d’un système de caisse et d’un logiciel de planification du personnel.

Un système de gestion des aliments puissant intègre les données de ces outils pour présenter des aperçus approfondis.

Un bon exemple est la façon dont les données de vente de votre système de caisse aident à maintenir le stock à jour. Ou comment le logiciel de planification du personnel rend votre calcul du prix de revient plus précis en ajoutant les coûts salariaux réels.

En outre, il existe de nombreux systèmes qui professionnalisent les processus de cuisine :

• Systèmes de commande auprès des fournisseurs
• Sites Web pour comparer les allergènes et les valeurs nutritives
• Analyse des ventes
• Logiciel de calcul du coût des aliments
• Systèmes de gestion des stocks

L’inconvénient est que ces systèmes fonctionnent indépendamment les uns des autres. Ils résolvent un problème spécifique, mais ils ne répondent pas à toutes les questions.

Vous devez saisir vos recettes et autres données à chaque fois. Cela prend du temps. Beaucoup de temps.

Le logiciel de gestion de cuisine regroupe toutes les données. Vous gérez tous les processus de la cuisine à partir d’un seul tableau de bord. De la recette à la commande, tout est dans une seule plateforme. Cela fonctionne de manière agréable et précise. Le tableau de bord offre des informations détaillées et permet de gagner beaucoup de temps.

Conclusion

Le gestionnaire de cuisine relève les défis liés à la croissance. Cela vous fait gagner du temps, vous permet de travailler plus efficacement et vous permet d’atteindre vos marges à tout moment.