Horeca : tout ce que vous devez savoir sur la (nouvelle) caisse enregistreuse blanche en Belgique

L’une des premières questions que se posent la majorité des nouveaux restaurateurs dans l’Horeca aujourd’hui est : dois-je acheter une caisse enregistreuse blanche – ou non ?

Nous sommes là pour répondre à cette question ainsi qu’aux autres questions les plus fréquemment posées concernant la caisse blanche ou le système de caisse enregistreuse.

Naviguez vers l’une des sections de cet article :

• Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse blanche ?
• Qu’est-ce qu’une « black box » ?
• Est-ce que toutes les caisses sont des caisses blanches ?
• La nouvelle caisse blanche : la mise à jour pour 2025
• De quels éléments se compose un système de caisse enregistreuse ?
• La caisse blanche est-elle obligatoire ?
• Quand dois-je acheter une caisse blanche ?
• Qu’est-ce qui est inclus ou non dans le seuil des 25.000 euros ?
• Une caisse blanche est-elle utile si je ne suis pas concerné par la réglementation GKS ?
• Que faire avec les tickets TVA ?
• Qu’est-ce qu’un ticket GKS ?
• Combien coûte une caisse blanche ?
• Quelles amendes risque-t-on si on n’installe pas de caisse blanche ?

Qu’est-ce qu’une caisse blanche ?

La caisse blanche a été introduite en 2016 par le gouvernement belge afin de lutter contre la fraude et le travail au noir dans le secteur de l’horeca. Le nom officiel de la caisse blanche est le système de caisse enregistreuse certifié, ou en abrégé GKS (pour Geregistreerd Kassasysteem).

Un GKS est une caisse numérique ou électronique qui enregistre toutes les opérations de vente d’un établissement horeca. Chaque opération effectuée devient ainsi inaltérable, ce qui permet au fisc de mieux contrôler les ventes dans les établissements horeca belges.

L’objectif principal de la caisse blanche est, en essence, de rétablir l’équilibre et de rendre la concurrence plus équitable dans le secteur de l’horeca.

Le terme caisse blanche est un terme générique désignant les systèmes de caisse numériques certifiés par les autorités comme systèmes de caisse enregistrés. Le système de caisse de Lightspeed,Lightspeed Restaurant, est un exemple de système de caisse enregistré.

Qu’est-ce qu’une black box ?

Une black box (boîte noire) est un élément essentiel de la caisse enregistreuse blanche (witte kassa). En effet, chaque système de caisse enregistré est équipé d’une boîte noire. C’est cette boîte noire qui permet au gouvernement de contrôler les ventes et les opérations de vente.

Le nom officiel de la black box est le module de données fiscales, ou FDM (fiscal data module). Ce module est connecté à un système de caisse enregistré et garantit que toutes les opérations de vente, ainsi que toute tentative de manipulation, sont enregistrées de manière indélébile. Grâce à cela, le fisc peut effectuer des contrôles ciblés de manière rapide et efficace.

Toutes les caisses sont-elles des caisses blanches ?

Non, tous les systèmes de caisse ne sont pas acceptés par le gouvernement comme caisse blanche. Il est donc très important de bien s’informer avant d’acheter un système de caisse.

Chaque fabricant de caisse doit passer par un processus rigoureux de certification afin que son produit soit reconnu comme un système de caisse enregistré. Tout système de caisse souhaitant fonctionner comme une caisse blanche doit impérativement être certifié par les autorités compétentes.

De plus, il n’est pas possible d’utiliser une caisse analogique : il est obligatoire d’utiliser un système de caisse en ligne ou numérique pour permettre un contrôle électronique des transactions.

De quels éléments se compose un système de caisse enregistreuse certifié (GKS) ?

Une caisse blanche se compose de trois éléments interconnectés :

• un système de caisse certifié,
• une boîte noire (black box),
• et une carte de signature TVA (VAT signing card).

⚠️ Attention : à partir du 1er juillet 2025, le SPF Finances lancera le GKS 2.0, dans lequel la carte de signature TVA sera supprimée.

Le système de caisse certifié

Comme mentionné, vous devez disposer d’un système de caisse certifié par le gouvernement.

Sur le site du Service Public Fédéral (SPF) Finances, vous trouverez une liste des systèmes certifiés.

Naturellement, le système de caisse complet et avancé de Lightspeed est certifié par les autorités depuis le premier jour. Lorsque vous adoptez Lightspeed Restaurant, vous avez donc la garantie d’utiliser une caisse blanche parfaitement conforme à la législation.

La boîte noire

La boîte noire, ou black box, est le deuxième élément de la caisse blanche.

Le gouvernement la désigne également sous le terme de module de données fiscales (FDM – Fiscal Data Module). Ce module permet aux autorités de vérifier les opérations effectuées via votre système de caisse.

Les FDM peuvent être achetés auprès de différentes entreprises. Le SPF Finances tient une liste des vendeurs agréés de modules FDM.

La carte de signature TVA

Une fois que vous avez acquis un système de caisse certifié et un FDM, vous devez les enregistrer et les connecter sur le site du SPF Finances. Une fois votre caisse blanche enregistrée et votre boîte noire connectée, vous pouvez demander gratuitement une carte de signature TVA(VAT signing card ou VSC).

La VSC est une sorte de carte SIM personnelle qui enregistre dans la boîte noire toutes les données liées à votre numéro de TVA. Ainsi, les opérations de vente d’un établissement horeca sont directement liées aux données officielles de cet établissement.

Une « black box » est-elle obligatoire ?

Lorsque vous générez plus de 25.000 € de chiffre d’affaires brut par an provenant de repas consommés sur place, vous êtes obligé d’acquérir une caisse blanche. Par conséquent, vous êtes également tenu d’acheter une black box, celle-ci étant l’un des éléments essentiels du système de caisse enregistreuse (GKS).

Vous trouverez plus d’informations sur les différents composants d’un GKS plus haut dans cet article.

La nouvelle caisse blanche : la mise à jour pour 2025

Le SPF Finances a annoncé en juin 2024 que le GKS allait enfin bénéficier d’une mise à jour/amélioration méritée en 2025 : GKS 2.0.
Selon le SPF, « le nouveau concept s’aligne parfaitement sur la transition numérique en cours dans tous les secteurs de la société ».

Pourquoi une mise à jour est-elle prévue ?

Le concept actuel de la caisse blanche, datant de 2010, est devenu obsolète. Le système ne répond plus aux exigences numériques actuelles et s’intègre difficilement avec de nombreux systèmes de caisse modernes actuellement utilisés.

Qu’est-ce que cela signifie pour les entrepreneurs horeca ?

Toute personne qui ouvre un établissement horeca à partir du 1er juillet 2025 devra immédiatement utiliser le GKS 2.0.
Les établissements horeca existants auront jusqu’au 1er janvier 2028 pour passer à la nouvelle version du GKS. Le délai de transition dépend de la date d’acquisition de votre caisse blanche. Le SPF Finances a défini trois phases de transition :

• Avant le 1er juillet 2026 : les exploitants qui ont enregistré leur GKS entre le 1er janvier 2014 et le 31 décembre 2017 devront être passés au nouveau système.
• Avant le 1er juillet 2027 : cela concerne les GKS activés entre le 1er janvier 2018 et le 31 décembre 2021.
• Avant le 1er janvier 2028 : tous les autres établissements ayant activé leur GKS entre le 1er janvier 2022 et le 30 juin 2025 devront eux aussi être passés à la nouvelle caisse blanche.

Qu’est-ce qui change avec la nouvelle caisse blanche ?

• La VAT Signing Card (VSC) est supprimée. Il ne sera donc plus nécessaire de la demander, ce qui met fin aux longs délais d’activation liés à cette carte.
• Si vous disposez déjà d’un établissement horeca avec une caisse blanche, il faudra, lors de la mise à jour, acquérir un nouveau FDM (module de données fiscales). Votre ancienne « black box » ne sera pas compatible avec la nouvelle version.
• Avec l’introduction du nouveau système, les tickets papier ne sont plus obligatoires dans l’horeca. Les établissements peuvent donc, à partir du 1er juillet 2025, choisir de fournir uniquement des tickets digitaux.
• La nouvelle caisse blanche doit être plus rapide, plus efficace et mieux adaptée aux normes numériques actuelles. Selon le SPF Finances, les contrôles physiques sur place deviendront inutiles, ce qui représentera un gain de temps considérable.

Quand dois-je acquérir une caisse blanche ?

Rappelons-le : si votre chiffre d’affaires dépasse 25.000 € issus de la vente de repas consommés sur place, vous êtes obligé d’acquérir une caisse blanche.
Ce seuil ne prend pas en compte les boissons ni la TVA.

Autrement dit : seuls les revenus bruts issus des repas et produits vendus à un taux de TVA de 12 % comptent pour ce seuil – mais vous ne comptez pas les 12 % eux-mêmes dans le calcul.

Vous trouverez plus d’informations sur ce qui est ou non inclus dans ce calcul dans la suite de l’article.

Si donc vous gagnez plus de 25.000 € grâce à des repas consommés sur place, vous devez utiliser un système de caisse enregistré, même si votre chiffre d’affaires redescend en dessous de ce seuil l’année suivante.

Comme 25.000 € n’est pas un montant très élevé, cela signifie que la grande majorité des établissements horeca en Belgique sont concernés par l’obligation d’utiliser un GKS.

À qui s’applique l’obligation ?

Cette obligation s’applique aux restaurants, mais aussi aux traiteurs et entreprises de catering qui proposent régulièrement des services alimentaires.
L’accent est mis sur le fait de proposer des repas à consommer sur place, l’activité principale n’a pas d’importance.

Ainsi, les boulangers, les cafés, et même certains commerces de détail qui offrent des repas à consommer sur place sont aussi obligés d’utiliser une caisse blanche.

Et si je reste sous les 25.000 € ?

Si vous générez moins de 25.000 € de chiffre d’affaires sur les repas consommés sur place, vous n’êtes pas obligé d’acheter un système de caisse enregistré.

Cependant, vous devez émettre un ticket TVA pour chaque repas consommé sur place.
C’est également votre responsabilité de faire une estimation annuelle précise pour savoir si vous allez dépasser le seuil des 25.000 € – ou non – et de vous enregistrer à temps et acquérir une caisse blanche pour éviter les amendes.

Que rentre ou non dans le seuil des 25.000 € ?

Il est important de rappeler que le seuil des 25.000 € concerne exclusivement le chiffre d’affaires ou bénéfice brut issu des repas consommés sur place.

En d’autres termes : toutes les ventes soumises à la TVA de 12 %.

Des éléments comme les plats à emporter (soumis à 6 % de TVA) et les boissons alcoolisées ou autres boissons (soumis à 21 % de TVA) ne sont donc pas pris en compte.

La TVA de 12 % n’est elle-même pas incluse dans les 25.000 € ; il s’agit du chiffre d’affaires brut hors TVA des repas consommés sur place.

Cela dit, certains cas peuvent prêter à confusion quant à leur inclusion ou non dans la règle GKS. Voici les plus importants pour dissiper toute incertitude :

Services de traiteur et de catering

Les traiteurs disposent souvent d’un magasin fixe où ils vendent des plats préparés à emporter depuis un comptoir réfrigéré. Ils assurent aussi des prestations de catering sur site.

Sont exclus du seuil des 25.000 € :

– Les plats préparés livrés ou emportés sans service supplémentaire. Par exemple, les boucheries ou épiceries fines qui ne vendent que des plats à emporter sans service ou infrastructure. Ces ventes sont taxées à 6 % de TVA, donc non concernées par la GKS.

Sont inclus :

– Les prestations sur place (événements, mariages…) où les repas sont consommés sur place avec infrastructure. Ces repas sont soumis à 12 % de TVA. Si ce type de repas génère plus de 25.000 € de chiffre d’affaires par an, l’utilisation d’une caisse blanche devient obligatoire.

Foodtrucks

Il n’est pas toujours évident de déterminer si les repas vendus par un foodtruck relèvent de la GKS.

Sont exclus :

– Si les repas sont destinés uniquement à emporter sans infrastructure (pas de tables, chaises, musique…), ils sont soumis à 6 % de TVA et donc exclus de la règle GKS. – Les foodtrucks qui ne vendent que des boissons, par exemple en festival ou marché, sont également exclus (TVA de 21 %).

Sont inclus :

– Si le foodtruck met à disposition des couverts ou une infrastructure (tables, chaises, comptoir, parasols, musique…), il s’agit alors d’un service. La nourriture est taxée à 12 % et les boissons à 21 %. Si le chiffre d’affaires des repas dépasse 25.000 €, une caisse blanche est obligatoire.

Produits préemballés et amuse-gueules

Les produits comme des chips, chocolats, glaces préemballées, fromages en boîte ou saucisses sèches vendus dans des cafés sans restauration peuvent sembler ambigus.

Sont exclus :

– Les amuse-bouches gratuits. – Les produits non consommés sur place, ou vendus dans des établissements sans infrastructure de consommation (cafétérias ou salles de sport avec offres limitées).

Sont inclus :

– Si l’établissement vend plus que des produits préemballés, comme des snacks ou petits repas à consommer sur place, les produits préemballés doivent être taxés à 12 %. – Les amuse-gueules vendus (et non offerts gratuitement) et consommés sur place sont aussi inclus dans la GKS et comptent pour le seuil des 25.000 €.

Services hôteliers

Les hôtels disposant d’un restaurant offrent souvent plusieurs types de services : restaurant ouvert au public, room service, plats à emporter…

Sont exclus :

– Les plats à emporter. – Le petit déjeuner en room service (TVA à 6 %).

Sont inclus :

– Les repas consommés dans un restaurant d’hôtel ouvert aux non-résidents. – Les repas en room service (hors petit déjeuner), soumis à 12 % de TVA et donc inclus dans la GKS.

En résumé : quand la caisse blanche est-elle obligatoire ?

Uniquement si votre établissement génère plus de 25.000 € de chiffre d’affaires brut par an via des activités concernées (TVA à 12 %).

En dessous, l’utilisation d’un système de caisse enregistré reste optionnelle, mais…

Une caisse blanche est-elle intéressante même en dessous de 25.000 € ?

Lors de l’introduction de la GKS en 2016, la digitalisation en hôtellerie-restauration était bien moins avancée. Depuis, les outils numériques ont permis de simplifier les processus, et le paiement électronique est devenu la norme.

La caisse blanche ne sert pas uniquement à lutter contre la fraude, elle optimise aussi les opérations : commandes, paiements, rapports automatiques…

Aujourd’hui, la majorité des établissements utilisent un système GKS, même sans obligation légale.

Que faire des tickets TVA ?

Avec une caisse blanche, toutes les opérations sont enregistrées numériquement. Vous ne devez plus émettre de tickets TVA manuels ni tenir de livre des recettes journalier.

Chaque client reçoit automatiquement un ticket GKS remplaçant le ticket TVA traditionnel.

Avec la caisse blanche Lightspeed, vous obtenez automatiquement des rapports journaliers, hebdomadaires, mensuels, trimestriels et annuels, triés par produit, catégorie, vendeur, ou shift. Idéal pour un aperçu clair de la santé financière de votre établissement – et très utile pour votre comptable.

Qu’est-ce qu’un ticket GKS ?

Il s’agit du ticket généré automatiquement après paiement via une caisse blanche. Ce ticket remplace le ticket TVA.

Vous pouvez aussi imprimer un ticket pro forma à la demande du client avant le paiement.

Chaque ticket GKS doit obligatoirement comporter :

• La mention « Ticket TVA » ou « Bon TVA » en gros caractères
• La liste complète des produits achetés, avec les taux de TVA applicables
• La date et l’heure d’émission
• Le numéro de série de la caisse enregistrée
• Le numéro de la blackbox (FDM) et de la carte VSC
• Le nom, les coordonnées et le numéro d’entreprise de l’établissement

Différences entre un ticket TVA et un ticket GKS :

Quel est le coût d’une caisse blanche ?

Le coût varie selon les types de caisses et les fournisseurs. Il faut compter :

• Le système de caisse / logiciel
• La black box
• Un serveur de connexion

Avec installation, cela revient en général autour de 1.000 €.

Un utilisateur GKS peut bénéficier d’une prime récurrente pour maximum 5 employés (CP302) :
– 500 € par trimestre de réduction de cotisations sociales,
– 800 € si l’employé a moins de 26 ans.

💡 Une déduction fiscale de 15,5 % est aussi prévue, considérée comme un investissement professionnel.

👉 Pour la GKS 2.0, la déduction passera à 20 %. Le prix n’est pas encore connu.

Quelles sont les sanctions si je n’installe pas de GKS ?

Depuis 2016, le SPF Finances a mené des milliers de contrôles dans les établissements soupçonnés de ne pas avoir de GKS alors qu’ils y sont obligés.

Les amendes varient de 1.500 € à 5.000 €.

Utiliser une application non certifiée ou non connectée à une black box peut aussi entraîner des amendes entre 1.500 € et 3.000 €.

Envie d’en savoir plus sur la caisse enregistreuse de Lightspeed ?

Nos experts peuvent vous aider à mettre en place une caisse blanche conforme à la législation belge. Un système comme Lightspeed Restaurant, certifié GKS, vous assure une transition facile – surtout si vous envisagez de passer d’un modèle takeaway à une formule sur place.