Rapports analytiques des logiciels de caisse : un outil de prise de décision éclairé pour les restaurateurs

Les logiciels de caisse basés sur le cloud sont armés de dizaines d’analyses et d’informations sur les restaurants. Chaque fois que votre personnel saisit une commande, passe une carte de crédit ou enregistre un chèque, des données sont créées. Ces informations individuelles peuvent vous renseigner sur le suivi des ventes de votre restaurant. Lorsqu’elles sont rassemblées et comparées, elles offrent ainsi un état des lieux à 360 degrés des performances de votre restaurant.

Mais que faire alors de toutes ces informations ?

Dans cet article nous aborderons et expliquerons les points suivants :

• Qu’est-ce que sont les rapports analytiques ? 
• Comment lire et interpréter ces rapports ?
• 4 façons dont dont ces rapports peuvent vous aider à prendre de meilleures décisions commerciales

Qu’est-ce que sont les rapports analytiques ?

Les rapports analytiques des logiciels de caisse contiennent toutes les données brutes de votre suivi des ventes de restaurant, qui sont ensuite transformées en informations qui vous aident à prendre des décisions commerciales plus éclairées. Chaque élément d’information, des ventes de menus aux performances du personnel, est recueilli avec précision, mesuré et présenté sous une forme digeste, ce qui permet de réagir en temps réel et d’ajuster vos opérations quotidiennes.

Comment lire et interpréter ces reportings ? 

La compilation des données dont vous disposez ne signifiera rien si vous ne savez pas comment les utiliser de manière significative. Avant de transformer les données analytiques de votre restaurant en un plan d’action, posez-vous d’abord quelques questions.

• Comment envisagez-vous la croissance de votre entreprise dans les 5, 10 et 20 prochaines années ?
• Quels problèmes doivent être résolus pour améliorer le fonctionnement de votre restaurant au quotidien ?
• Quelles mesures n’avez-vous pas encore pu mettre en œuvre car vous ne saviez pas par où commencer ? 
• Comment pouvez-vous améliorer l’expérience de vos clients afin de fidéliser davantage de visiteurs et de générer plus de recommandations ?

Vous disposerez ainsi d’une meilleure vision sur les données que vous devez collecter et analyser pour répondre à ces questions.

4 façons dont ces rapports peuvent vous aider à prendre de meilleures décisions commerciales pour votre restaurant

1. Simplifiez votre menu

Si vous n’aviez pas de données analytiques sur votre restaurant, vous penseriez probablement que votre article le plus vendu est le plus rentable, mais ce n’est pas forcément le cas.

Grâce aux données compilées par votre logiciel de caisse, vous serez en mesure de voir quels plats font revenir vos clients inlassablement. Vous vendez beaucoup de sandwichs au poulet à des clients que vous ne revoyez jamais ? Il est temps de comprendre pourquoi.

D’un autre côté, il est possible que l’un de vos plats les moins vendus ait un potentiel inexploité. Les rapports analytiques de votre logiciel de caisse pourront vous indiquer si un ou plusieurs de vos plats génèrent un pourcentage de clients qui reviennent plus souvent que la moyenne. En mettant ce plat en évidence sur le menu, en formant les serveurs à le promouvoir et en actualisant son nom et sa description, vous pourrez vendre davantage ce plat et, surtout, créer plus de visiteurs réguliers.

2. Améliorez les performances des serveurs

Les rapports sur les performances des serveurs fournissent les informations nécessaires pour vous aider à améliorer la formation du personnel, à identifier les meilleurs serveurs et à planifier plus intelligemment.

• Découvrez les forces et les faiblesses. Un serveur vend-il 60 % de toutes les bouteilles de vin ? Découvrez son secret et associez-le à des serveurs qui vendent peu de bouteilles pour les aider à améliorer leurs ventes.
• Diminuez le roulement du personnel. Le roulement du personnel se produit pour diverses raisons et il est impossible de l’empêcher, mais vous pouvez le minimiser. Faites le point avec vos serveurs les moins performants pour savoir comment vous pouvez travailler avec eux pour améliorer leur satisfaction au travail.
• Associez les meilleurs serveurs aux VIP. Lorsqu’une réservation pour un client VIP arrive, vous pouvez identifier vos meilleurs serveurs et vous assurer qu’au moins l’un d’entre eux est programmé et affecté à la table de ce client.

Un autre problème que ces rapports analytiques peuvent aider à résoudre est le roulement du personnel. Lorsque vous pouvez identifier exactement quelles sont les lacunes d’un serveur, vous pourrez être alors en mesure de l’aider à améliorer ses performances (et, par conséquent, son pourboire moyen) et de l’encourager à se développer, ce qui augmente les chances qu’il reste travailler pour vous.

En utilisant les mêmes informations que celles qui vous ont permis de découvrir leurs faiblesses, vous pouvez également voir comment ils utilisent le retour d’information qui leur sont donnés et observer leurs performances s’accroître, ce qui vous donne les occasions parfaites d’identifier, de reconnaître et de récompenser leurs progrès.

3. Mettez les bouchées doubles pour vos clients les plus fidèles

À chaque paiement par carte, les rapports analytiques de votre restaurant créent un profil unique pour chaque client. Cela vous permet de voir leurs articles préférés, l’historique de leurs achats, les méthodes de paiement les plus utilisées, leurs places préférées et plus encore. Grâce à ces informations, vous pouvez identifier les clients VIP et améliorer votre service à la clientèle en proposant des offres personnalisées ou des plats gratuits pour montrer votre reconnaissance.

Vous voulez remercier un client qui a dîné six fois au cours des quatre dernières semaines ? Identifiez sa boisson ou son plat préféré dans son profil et surprenez-le en lui offrant un article de la maison.

Rapports de performance et profils personnalisés : des outils d’aide à la décision quotidiens pour le restaurant doublement étoilé la Scène

Le restaurant étoilé s’appuie sur les rapports de performance (chiffres d’affaires, écoulement des stocks) du logiciel de caisse tout-en-un Lightspeed pour gérer ses activités quotidiennes et optimiser ses opérations. 

Pour satisfaire au mieux sa clientèle, le restaurant s’appuie sur la vaste base de données clients (accessible pour un usage multi-sites) et leurs profils détaillés (historique de consommation, allergènes éventuels, tickets moyens, plats les plus commandés, etc) pour personnaliser les recommandations et les relations : « c’est un vrai avantage, car si l’on sait que monsieur Dupont apprécie particulièrement les vins de Bourgogne ou qu’il adore les langoustines, on peut adapter notre prise de commande. Plus on a de données sur nos clients (dates d’anniversaire, préférences, consommations passées), mieux c’est. ». (Joseph Desserprix, directeur des opérations du restaurant la Scène)

En savoir plus— La Scène (2 étoiles Michelin) s’appuie sur les rapports de performance personnalisés de Lightspeed

4. Gérez votre restaurant de n’importe où

L’avantage de disposer d’un rapport analytique intégré dans votre logiciel de caisse est que vous pouvez y accéder en temps réel depuis n’importe où. Nul besoin d’imprimer des rapports longs et fastidieux à partir de votre logiciel de caisse. En étant en mesure de vérifier vos ventes, vos menus et vos informations sur le personnel à partir de n’importe quel ordinateur ou appareil mobile, vous pouvez repérer les problèmes et les opportunités plus tôt, ce qui vous permet de prendre des mesures dès que possible pour affiner vos opérations.

5. Gardez un oeil affuté sur vos stocks 

Une gestion efficace des stocks est cruciale pour éviter les ruptures de stock et les surplus, préjudiciables économiquement. Les rapports de caisse jouent un rôle clé dans ce domaine en agissant sur deux leviers : 

• Suivi des niveaux de stock : les rapports de caisse permettent de suivre les niveaux de stock en temps réel en identifiant les produits les plus écoulés. Vous pouvez identifier les produits qui nécessitent un réapprovisionnement et éviter les ruptures de stock.
• Prévision des besoins en stock : en analysant les tendances des ventes et les niveaux de stock, vous pouvez prévoir les besoins futurs en stock et planifier les commandes en conséquence.

Pour une gestion optimale automatisée et sans faille de votre rapport des stocks, votre futur système de caisse doit comprendre les éléments suivants :

• Au fur et à mesure que les plats et les boissons sont vendus ou gaspillés, votre système de caisse doit automatiquement mettre à jour les quantités de chaque ingrédient pour un suivi précis des stocks ;
• Un outil de suivi des pertes vous permet de répertorier facilement le type d’ingrédients ou plats gaspillés afin de repérer les tendances et de réduire les déchets inutiles et les coûts ;
• Une option permettant d’ajouter des détails sur les fournisseurs et d’attribuer des articles aux fournisseurs ; 
• La possibilité d’automatiser les bons de commande ;
• Des rapports intuitifs sur vos meilleures et moins bonnes ventes ;
• La possibilité de suivre les niveaux de stock en temps réel.

Advanced Insights de Lightspeed : des rapports analytiques exploitables et concis

Les rapports analytiques d’un logiciel de caisse comme Lightspeed facilitent l’analyse de vos chiffres. Les données sont présentées dans un format facile à lire, ce qui permet de repérer facilement les tendances et les éléments à retenir. Ces données sont le meilleur moyen de comprendre réellement la dynamique de votre établissement et de prendre des mesures en conséquence.

• Vue d’ensemble et performances de votre établissement – obtenez un instantané des performances de votre établissement, y compris les ventes quotidiennes, les dépenses moyennes des clients, les catégories les plus vendues et bien plus encore.
• Ventes par canal – comprenez exactement le chiffre d’affaires généré par chaque canal et ses coûts associés. Par exemple, les applications tierces de livraison, les commandes en ligne ou les ventes en salle.
• Performance des plats ou ingrédients – sachez exactement quels sont les plats les plus populaires, les plus rentables et ceux qui coûtent trop cher.
• Dépenses moyennes par table/commande – analysez combien une table dépense en moyenne et définissez des indicateurs clés de performance pour le personnel afin d’encourager la vente incitative et l’augmentation du ticket moyen par tête.
• Méthodes de paiement – Identifiez les méthodes de paiement les plus populaires, par exemple espèces, carte ou porte-monnaie numérique, et observez les tendances de paiement dans le temps.
• Performances du personnel – Examinez les performances individuelles du personnel, déterminez qui a le meilleur rendement moyen et comparez les membres du personnel.

Pour aller plus loin, découvrez les 6 indicateurs que les restaurants à succès suivent au quotidien.

6. Optimisez votre gestion financière

Les rapports de caisse sont également essentiels pour la gestion financière de votre restaurant en terme de suivi des revenus et dépenses : les rapports de caisse fournissent une vue d’ensemble des revenus générés et des dépenses engagées. Cette information est cruciale pour évaluer la rentabilité de votre activité et identifier les domaines où des économies peuvent être réalisées. 

Autre atout des rapports de caisse tels que les rapports de paiement journaliers : ils permettent de préparer vos rapports financiers détaillés, facilitant ainsi la tâche lors de la déclaration fiscale ou  la présentation des résultats financiers aux investisseurs.

Enfin, ils agissent en tant que boussole sur votre cash-flow financier à un moment T et peuvent vous aider à déterminer le capital nécessaire à emprunter ou à lever en cas d’investissements dans votre activité.

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Rapports analytiques des logiciels de caisse : une source d’amélioration constante

Si vous utilisez déjà un système de caisse moderne basé sur le cloud, vérifiez le back-office pour trouver ces rapports ou contactez votre gestionnaire de compte si vous ne les trouvez pas. Pour les restaurants fonctionnant encore sur des anciens systèmes de caisse, vous devrez passer à une solution de caisse tout-en-un.

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