Les 10 questions les plus fréquemment posées sur la caisse blanche

Bien que la caisse enregistreuse blanche ait déjà été officiellement introduite en 2016 pour éliminer une fois pour toutes le travail non déclaré dans l’horeca, il semble que de nombreux hôtels et restaurants ne soient toujours pas en ordre. Les chiffres du Service d’Intelligence et d’Investigation Sociales montrent que 43 % des cas contrôlés enfreignent la réglementation relative à la caisse blanche, ce qui entraîne des amendes importantes.

D’autre part, une étude récente de la Belgian Restaurants Association (BRA) montre que 57 % des personnes interrogées considèrent la « tranquillité d’esprit » comme le principal avantage de la caisse enregistreuse blanche. Pour ceux qui n’ont pas encore pris les mesures nécessaires concernant la caisse enregistreuse blanche, nous avons listé les 10 questions les plus fréquemment posées.

1. Pourquoi la caisse blanche a-t-elle été introduite ?

L’introduction de la caisse enregistreuse blanche vise à lutter contre la fraude fiscale. Grâce à la boîte noire, le gouvernement peut ainsi mieux contrôler les établissements et s’assurer qu’ils sont conformes au règlement. Il s’agit d’une modification de la loi visant à assurer une concurrence plus équitable dans l’horeca.

2. Quelle est la différence entre la boîte noire et la caisse enregistreuse blanche ?

La caisse blanche se réfère à une caisse qui enregistre toutes les transactions conformément à la loi, par exemple les ventes, les annulations, les réductions, etc. Il s’agit d’un Système de Caisse Enregistreuse (SCE) auquel une boîte noire peut être reliée. Les caisses enregistreuses sont également munies d’un certificat du Service Public Fédéral Finances.

La Boîte noire (black box) est le nom d’un module de contrôle fiscal qui est relié à une caisse enregistreuse blanche et qui enregistre toutes les opérations. Dans le module fiscal, une carte VSC, ou carte à puce, doit être insérée, qui stocke les données. La carte est strictement personnelle et peut être demandée gratuitement au Service Public Fédéral Finances. Toutes les transactions dans la boîte noire sont indélébiles, ce qui permet aux autorités fiscales d’effectuer des contrôles facilement et efficacement.

Toutes les parties du SCE sont connectées : la caisse enregistreuse, le module de contrôle fiscal (boîte noire) et la carte VSC.

3. À partir de quand devez-vous installer une boîte noire ?

Depuis le 1er juillet 2016, la caisse blanche est obligatoire dans toutes les entreprises belges où plus de 25.000 euros de chiffre d’affaires proviennent des repas (hors boissons et TVA*). Une fois que vous avez dépassé le seuil, vous devez continuer à utiliser le système de caisse enregistreuse, même si vous passez de nouveau en dessous du seuil. Vous pouvez enregistrer votre entreprise sur ce site Web.

L’obligation SCE s’applique aux : Restaurants dans lesquels les repas sont consommés sur place
Traiteurs qui offrent régulièrement des services de traiteur

L’activité principale de l’entreprise n’a pas d’importance, l’obligation s’applique à tous, y compris les restaurants, les boulangeries, traiteurs, cafés, etc.

Par conséquent, les entreprises qui génèrent moins de 25 000 euros de chiffre d’affaires par année civile ne doivent pas utiliser de SCE. Toutefois, ils doivent délivrer un reçu de TVA pour tous les repas et boissons consommés. Les entreprises doivent estimer chaque année, sur la base de leur plan d’entreprise, si elles vont franchir la frontière de 25 000 euros.
*La règle des 10 % n’est plus en vigueur depuis le 30 juin 2016, car elle laisse trop de place à l’interprétation.

4. Qu’est-ce qui fait partie des 25 000 € ?

Toute entreprise dont le chiffre d’affaires dans le domaine de la restauration, à l’exclusion des boissons, qui dépasse 25.000 euros est tenue de travailler avec un Système de Caisse Enregistreuse. Seuls les repas consommés sur place sont pris en compte, c’est-à-dire le chiffre d’affaires soumis au taux de TVA de 12 %. Les repas à emporter ne comptent donc pas.

Qu’est-ce qui ne compte pas ?

• Les produits préemballés qui ne nécessitant aucune préparation supplémentaire, tels que chips, tablettes de chocolat, etc. S’ils sont consommés sur place, ils sont soumis au taux de TVA de 21 %. Attention : les produits préemballés nécessitant une préparation minimale (ex. : chauffage) sont soumis au taux de TVA de 12 % et sont donc pris en compte dans le seuil de 25.000 €.
• Les camions ambulants qui ne vendent que des boissons, par exemple lors de festivals et sur les marchés.
• Service de traiteur qui ne fait qu’apporter des repas préparés aux clients sans fournir de service supplémentaire ou un autre service.
• Boucherie, charcuterie ou traiteur proposant des plats préparés en magasin, sans service ou service supplémentaire.
• Les ventes ambulatoires telles que les marchés, les étals de nourriture, les compétitions sportives.
• Depuis le 1er décembre 2017, les food trucks sont également soumis à la règle SCE. Dès qu’un camion de restauration propose des couverts ou une infrastructure (chaises, table, table, parasol, musique de fond) pour rendre la consommation immédiate plus agréable, le service est fourni et une TVA de 12 % est appliquée (et 21 % sur les boissons). Si le chiffre d’affaires est supérieur à 25 000 € par an, le camion doit également acheter un système de caisse enregistreuse. Si les repas sont uniquement destinés à la collecte, la TVA de 6 % est facturée et le food truck n’est pas soumis à la règle de la caisse enregistreuse blanche.
• Dans le cas des hôtels, où la fourniture des repas est comprise dans le service hôtelier et n’est pas facturée séparément, la règle du SCE ne s’applique pas.

5. Comment la caisse blanche peut-elle être utilisée pour traiter légalement les commandes de livraison ?

Dans une caisse enregistreuse enregistrée, chaque commande (également pour la livraison) doit avoir un ticket de caisse TVA afin d’être correctement enregistrée dans le module de contrôle fiscal. Les commandes provenant de Deliveroo ou d’autres sites Web de commande arrivent sur un iPad séparé. Il est donc obligatoire de saisir chaque commande immédiatement et manuellement dans la caisse pour éviter les erreurs — et les amendes. L’avantage avec Lightspeed s’intègre avec Deliveroo. Les commandes Deliveroo s’afficheront désormais automatiquement dans votre système de caisse. Plus besoin d’iPads supplémentaires.

6. Combien coûte une boîte noire ?

Cela dépend du fournisseur du système de caisse enregistreuse et du type de boîte noire. Certains travaillent plus vite que d’autres. Actuellement, le prix est d’environ 380 euros.

7. L’achat d’une caisse enregistreuse blanche est-il déductible ?

L’achat d’une caisse enregistreuse blanche représente un investissement numérique depuis 2016. Les investissements numériques concernent des investissements tels que les systèmes de paiement et de facturation ou les investissements dans la sécurité des TIC. Lors de l’achat d’une caisse enregistreuse blanche, une déduction fiscale de 13,5 % peut être appliquée.

8. Comment fonctionnent les bons de TVA ?

Lors de l’utilisation d’un SCE, chaque transaction est enregistrée, vous n’avez donc plus besoin d’émettre des reçus de TVA ou de tenir un livre de reçus quotidien. Le système de caisse Lightspeed crée également des rapports quotidiens automatiquement, par exemple. L’avantage c’est que cela simplifie votre déclaration d’impôts et que votre administration reste en ordre. En fonction des rapports que la caisse enregistreuse peut créer, vous pouvez facilement remplir votre déclaration de TVA (mensuelle ou trimestrielle). Le client reçoit un ticket SCE qui remplace le reçu TVA traditionnel.

9. Quelles sont les pénalités si je n’installe pas une boîte noire ou si je ne l’utilise pas correctement ?

Des contrôles sont effectués dans les établissements suspectés d’avoir besoin d’une caisse enregistreuse blanche, mais pas encore enregistrés. Des contrôles sont également effectués dans les établissements qui disposent d’un SCE pour vérifier que l’utilisation soit correcte. En cas d’infraction (par exemple, ceux qui n’ont pas de caisse enregistreuse blanche ou qui n’utilisent pas correctement la carte), des amendes d’un montant égal ou supérieur à 1 500 € sont infligées, et elles peuvent atteindre 5 000 €. Des pénalités seront également imposées en cas de non-respect de toute autre obligation relative au ticket de caisse.

10. Quels sont les avantages à utiliser une caisse blanche ?

Même si vous réalisez un chiffre d’affaire annuel inférieur à 25 000 euros sur la vente de vos repas à consommer sur place, il existe plusieurs avantages à utiliser une caisse blanche. Selon une étude du SPF Finances, 13.548 entreprises disposent d’une caisse blanche en Flandre, alors qu’elle n’est obligatoire que pour 12.713 entreprises de restauration. 

Voici les avantages à utiliser une caisse blanche pour votre établissement dans la restauration : 

-Votre administration est en ordre et permet une sécurité de votre activité

– Un système de caisse enregistreuse tel que celui de Lightspeed offre des rapports complets qui donnent un aperçu réel de l’état de vos activités

– Une sauvegarde en temps réel  de toutes vos données qui sont stockées en sécurité dans le cloud et toujours disponibles, où que vous soyez

– Une modularité adaptable : la caisse Lightspeed permet par exemple de modifier les prix de votre menu en quelques minutes et différencier selon vos établissements

– Une prise de commande plus rapide grâce à une interface simple, ergonomique et efficace.