9 types de fraude dans la restauration (et comment les déjouer)

Dans les restaurants, les fraudes sont fréquentes.

Pourquoi ? Le personnel et les membres qui ont accès au système et aux caisses sont nombreux, les horaires sont multiples et les effectifs tournent en permanence. Le propriétaire ne peut être présent à chaque instant pour lutter contre les pratiques frauduleuses au sein de son restaurant.

Dans cet article, nous aborderons les points suivants :

• Fraude interne et externe au sein du restaurant
• Trois types de fraude externe dans les restaurants (et comment les déjouer)
• Six types de fraude interne dans les restaurants

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Fraude externe et  interne dans la restauration : qu’est-ce que cela implique ? 

La fraude externe est commise par des clients, des vendeurs, des fournisseurs ou toute autre personne qui n’est pas directement employée par votre restaurant. La fraude interne est commise par les employés. Statistiquement, la fraude interne représente la grande majorité des fraudes dans les entreprises, tous secteurs confondus. Aux Étas-Unis, par exemple, la National Restaurant Association estime que le vol commis par des employés représente 75 % des pertes des restaurants.

3 types de fraude externe dans les restaurants

1. La rétrofacturation

Qu’est-ce que la rétrofacturation ?

On parle de rétrofacturation lorsqu’un client conteste un débit légitime sur sa carte de crédit ou de débit et se fait rembourser le montant du débit contesté. Il existe trois types de rétrofacturation : l’erreur du commerçant, la fraude pénale et la fraude à l’amiable.

• La fraude « pénale » est une infraction pénale, comme le nom l’indique. Elle se produit lorsque des cartes de crédit frauduleuses sont utilisées ou lorsqu’un client s’est rendu dans votre restaurant, a effectué son paiement puis a contesté le débit dans le but d’obtenir un remboursement.
• Les erreurs des commerçants constituent une zone grise des rétrofacturations. Par exemple, un client peut prétendre que son repas était infect et demander un remboursement, alors qu’il a tout mangé sans signaler le problème au serveur. Le commerçant rembourse l’argent de son propre chef, mais le raisonnement peut être frauduleux.
• La fraude « amicale » se manifeste du côté du client de la rétrofacturation. On parle de fraude amicale accidentelle lorsqu’un consommateur a autorisé un achat mais qu’il effectue une rétrofacturation sans se rendre compte qu’il est responsable de la transaction. Par exemple, un enfant peut être autorisé verbalement à utiliser la carte de crédit de ses parents. Lorsque la facture arrive, le parent peut contester le débit en pensant qu’il s’agit d’une fraude.

Comment lutter contre la fraude par rétrofacturation ?

• Procédez selon le protocole indiqué par le sous-traitant. Pour les achats par carte, vérifiez que la carte n’a pas expiré et saisissez le code de sécurité de la carte, le cas échéant. Utilisez des systèmes mis à jour, comme la technologie EMV, pour éviter de porter la responsabilité d’un rejet de débit.
• Formez les employés à prêter attention aux signes avant-coureurs de la fraude. Demandez et vérifiez les signatures et faites attention aux clients qui tentent de payer en utilisant plusieurs cartes de crédit. Si plusieurs de ces transactions sont refusées, l’activité peut être frauduleuse.
• Utilisez des libellés de paiement plus clairs. Si le nom de votre restaurant est “Café Montmartre”, utilisez un descriptif que vos clients reconnaîtront sur leurs relevés de carte de crédit, comme “Café Montmartre paiement”, plutôt que le nom d’une société mère ou d’une banque.
• Agissez rapidement en cas de problème lié au service clientèle. Si un client exprime son mécontentement, prenez contact avec lui rapidement pour tenter de résoudre le problème en question.

2. Fraude au fournisseur

Qu’entend-on par fraude au fournisseur ?

• Les montages de facturation, la falsification de chèques et les manœuvres de subornation ou d’extorsion relèvent du domaine de la fraude aux fournisseurs. Il y a fraude à la facturation lorsqu’un employé utilise de faux documents pour générer un paiement fictif en sa faveur.
• La falsification de chèques consiste à manipuler des chèques pour les déposer sur un compte bancaire non autorisé. Il peut s’agir d’une falsification ou d’une modification des informations relatives au bénéficiaire.
• Les manœuvres de subornation et d’extorsion se produisent lorsqu’un employé reçoit ou exige des paiements personnels inappropriés de la part d’un fournisseur.

Comment lutter contre la fraude au fournisseur ?

• Répartition des tâches. Il doit y avoir une séparation claire entre les employés qui réceptionnent les marchandises et ceux qui traitent les factures et les paiements.
• Gérez l’accès des tiers. Assurez-vous que les fournisseurs tiers, tels que les services de paie, ne disposent que des accès strictement nécessaires à leur activité. Cette mesure permet d’éviter les failles de sécurité et de garantir la sécurité de vos employés.

3. Effractions et vols

Il y a vol qualifié lorsqu’une victime est présente et se fait voler un objet de valeur par la force ou l’intimidation. Les effractions et les cambriolages sont généralement commis en l’absence de la victime, par exemple le vol d’un restaurant avant ou après les heures d’ouverture.

Comment mettre fin aux cambriolages et aux vols ?

• Utilisez un système d’alarme et une caméra de surveillance. Les systèmes d’alarme silencieux contactent la police sans alerter les voleurs, ce qui vous permet de récupérer potentiellement les biens et/ou l’argent volés.
• Videz les tiroirs-caisses tous les soirs. Moins il reste d’argent sans surveillance dans le restaurant, moins quelqu’un pourra en sous-tirer.
• Variez vos habitudes. Ne faites pas la même chose tous les matins ou tous les soirs. Quelqu’un peut être en train de prospecter votre restaurant en vue d’un futur cambriolage et connaître les moments les plus propices. Travaillez en binôme- faites l’ouverture et la fermeture à deux, pour plus de sécurité.

6 types de fraude interne dans les restaurants

1. Arnaques au pourboire automatique

Qu’est-ce qu’une arnaque au pourboire automatique ?

On parle de pourboire automatique lorsqu’un restaurant ajoute automatiquement un pourboire à l’addition. En général, le pourboire automatique représente 18 % de l’addition et ne s’applique qu’aux groupes de six personnes ou plus. Cette pratique apparaît généralement noir sur blanc dans le menu du restaurant.

Les arnaques au pourboire automatique se produisent lorsqu’un employé profite des clients qui n’ont peut-être pas remarqué que le pourboire était déjà ajouté, empochant ainsi un pourboire supplémentaire.

Comment mettre fin aux arnaques au pourboire automatique ?

Repérez les employés qui touchent des pourboires supérieurs à la moyenne. Si une addition comporte un gros pourboire en plus des frais de service standard, il est possible que le client n’ait pas été informé du pourboire automatique et qu’il ait laissé un pourboire supplémentaire en espèces.

Arnaques aux pourboires : le rôle clé des logiciels de caisse pour dissuader les fraudeurs

Le traitement et le suivi des pourboires payés par carte sont beaucoup plus faciles avec un logiciel de restaurant moderne. Avec le logiciel de caisse Lightspeed Restaurant, si le montant d’un paiement reçu est supérieur au montant dû, la différence s’ajoute automatiquement comme un pourboire.

Les serveurs peuvent également ajouter manuellement des pourboires pendant le traitement d’une transaction ou après qu’elle ait été effectuée. Il leur suffit d’appuyer sur le bouton « Ajouter un pourboire » sur l’écran de paiement. Les restaurateurs disposent d’une traçabilité sur le montant du pourboire et la personne en charge de la table qui l’a reçue.

2. Transactions indûment annulées

Qu’est-ce qu’une transaction indûment annulée ?

Une opération nulle et non avenue est une transaction annulée, voire supprimée intégralement, bien qu’elle ait été réalisée.

Les transactions annulées à tort se produisent lorsqu’un serveur facture un client pour l’ensemble de sa commande, mais annule ensuite certains articles et en empoche l’argent. Les informations fournies par le système de caisse de votre restaurant vous permettent de comparer le nombre d’annulations et d’encaissements de chaque serveur et de garder un œil sur ces dépenses.

Comment mettre fin aux transactions indûment annulées ?

• Calculez les annulations moyennes sur une période de temps donnée. Comparez ces chiffres avec le nombre moyen d’annulations se rapportant à l’employé qui suscite des soupçons. Cette méthode permet d’identifier l’employé concerné et d’engager sa responsabilité.
• Vérifiez les dates et les heures d’annulation. Les employés profitent souvent du fait qu’il y a moins de personnel actif tôt le matin et tard le soir pour annuler frauduleusement des transactions. L’horodatage permet de distinguer les annulations qui ont lieu pendant les heures d’ouverture ou de fermeture du restaurant.

3. Arnaques à la sous-facturation

Qu’est-ce que la sous-facturation ?

La sous-facturation se produit lorsqu’un employé facture un article plus cher et l’enregistre dans la caisse comme étant un article moins cher. Par exemple, un barman peut prendre la commande d’un client pour un verre de vin à 15 €. Il l’enregistre ensuite dans la caisse du restaurant comme un verre de vin à 8 euros, empochant ainsi la différence de 7 euros.

Comment mettre fin aux pratiques de sous-facturation ?

• Vérifiez régulièrement les stocks. Cette escroquerie est populaire parce qu’elle ne peut pas être détectée par la plupart des systèmes de caisse des restaurants et passe inaperçue si l’inventaire n’est pas contrôlé fréquemment. Automatisez l’inventaire à l’aide d’un logiciel prévu à cet effet qui garantit que ce qui est entré dans la caisse correspond bel et bien à ce qui est servi aux clients.

4. Vol de temps

Qu’est-ce que le vol de temps ?

Le vol de temps se présente sous de nombreuses formes : les employés prennent des pauses supplémentaires, pointent trop tôt ou encore trop tard. Les fiches de présence sur papier, le manque d’engagement des employés et la mauvaise planification des horaires sont autant de facteurs susceptibles d’encourager le vol de temps des employés dans votre restaurant.

Comment lutter contre le vol de temps ?

En instaurant une planification efficace. Un logiciel de planification peut établir les plannings, envoyer les horaires aux employés et appliquer les règles de pointage au sein de votre restaurant.

5. Vol de nourriture

Qu’est-ce que le vol de nourriture ?

On parle de vol de nourriture lorsque les employés mangent de la nourriture en dehors des repas prévus, donnent des repas gratuits à leurs amis et à leur famille ou emportent de la nourriture chez eux sans autorisation.

Comment mettre fin au vol de nourriture ?

• Surveillez toutes les ventes et les stocks. Qu’il s’agisse d’une simple collation supplémentaire sans permission ou d’un problème plus grave comme le vol d’une caisse de nourriture directement dans un camion de livraison, ces vols sont coûteux à long terme
• Limiter l’accès à l’alcool. Les boissons alcoolisées peuvent figurer parmi les articles les plus chers de la carte, comme un grand vin ou une liqueur vieillie. Réduisez le risque de vol en tenant un inventaire permanent et en limitant l’accès à l’alcool à certains employés uniquement, comme les barmans et les gérants.

6. Le vol de propriété intellectuelle

Qu’est-ce que le vol de propriété intellectuelle ?

Les recettes, les listes de clients ou de fournisseurs et certaines méthodes de travail en cuisine sont autant de secrets commerciaux potentiels. Ceci comprend les formules, les modèles, les programmes, les dispositifs, les méthodes et les techniques d’exécution des plats inscrits au menu. Bien que souvent négligé, le vol de propriété intellectuelle contribue largement à la fraude dans les restaurants.

Comment mettre fin au vol de propriété intellectuelle ?

• Les brevets. Les objets brevetables comprennent les articles manufacturés, les machines, les procédés industriels et les compositions chimiques. Dans un restaurant italien, la grand-mère du propriétaire peut venir préparer la sauce pour les pâtes à partir de trois fois rien, seule, sans recette écrite. Dans ce cas, la sauce est un secret commercial précieux que vous voudrez protéger à tout prix.
• Les droits d’auteur. La conception du menu, le site Web et le matériel de marketing promotionnel d’un restaurant sont tous protégés par le droit d’auteur. Ces éléments peuvent constituer l’avantage commercial secret et à long terme d’un restaurant par rapport à la concurrence. Il est donc important de tenir compte de la législation sur les droits d’auteur.

Fraudes dans la restauration : ne soyez plus pris au dépourvu ! 

L’ouverture d’un restaurant est déjà assez coûteuse, et ce, sans compter les éventuels risques de fraudes qui peuvent survenir. Gardez un œil sur les points susceptibles de faire l’objet de fraudes et tirez parti des nombreux types de logiciels disponibles pour aider les propriétaires de restaurants. Vous vous assurerez ainsi de gagner de l’argent plutôt que d’en perdre.

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