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Restauration

Logiciel de caisse pour restaurants: pourquoi privilégier l’abonnement SaaS à une licence permanente

Logiciel de caisse pour restaurants: pourquoi privilégier l’abonnement SaaS à une licence permanente

Vous vous êtes probablement posé la question suivante en tant que nouveau restaurateur qui venait de vous lancer : faut-il privilégier l’achat d’une licence permanente pour mon logiciel de caisse ou plutôt passer par un abonnement

Si l’achat d’un logiciel de caisse en licence unique présente plusieurs avantages, elle n’est pas forcément adaptée à tous les établissements dans la restauration.

Ces dernières années, de nombreux restaurateurs choisissent de s’abonner à des outils technologiques (caisse, système de réservation, logiciel de comptabilité, etc) sur la base du modèle commercial SaaS (« Software as a Service », ou logiciel en tant que service).

Dans cet article, nous allons passer en revue comment ce modèle SaaS diffère des logiciels traditionnels disponibles à l’achat et quels sont les avantages (et inconvénients) à privilégier ce système d’abonnement pour votre restaurant.

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Guide d’achat : comment choisir un logiciel de caisse pour son restaurant ?

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Abonnement vs licence perpétuelle : définitions 

Qu’est-ce que l’abonnement SaaS exactement ?

Il s’agit d’une méthode de livraison de logiciels basée sur le cloud computing, dans laquelle la fonctionnalité est gérée à distance et l’accès à l’application se fait uniquement en ligne, sans avoir besoin de licences. 

Dans la plupart des cas, l’accès à la solution est fourni sur la base d’un contrat mensuel/à terme ou par utilisateur. En raison de la simplicité du déploiement d’une application SaaS, les taux d’adoption sont beaucoup plus élevés que pour les logiciels traditionnels.

Qu’est-ce qu’une licence permanente (ou perpétuelle) ?

L’achat d’une licence traditionnelle permanente se fait en une fois (paiement unique) et est généralement assorti d’une garantie (limitée dans le temps) et d’un service limité.

Les clients doivent généralement payer des frais annuels (compris entre 15 et 30% du coût d’origine de la licence) pour la maintenance, l’assistance et les mises à jour. En outre, l’achat d’une licence signifie dans la majorité des cas l’installation d’un logiciel sur ses propres serveurs sur site.

Quelle différence principale entre un contrat d’abonnement et une licence permanente ou perpétuelle ?

La principale différence entre l’abonnement et la licence perpétuelle est que l’abonnement est facturé sur une base annuelle ou mensuelle et qu’il s’agit d’un abonnement continu

Une licence permanente, en revanche, est payée d’avance, en une seule fois, à un coût de départ plus élevé. Comme mentionné, vous payez généralement des frais d’entretien et de maintenance annuels qui couvrent les mises à niveau et l’assistance compris généralement entre 15 et 30 % du coût initial de la licence. 

A l’inverse, un abonnement à un logiciel  SaaS inclut l’ensemble de la maintenance, des mises à niveau et de l’assistance technique dans le prix de l’abonnement , – pas besoin de payer des frais cachés -, sans engagement.

Quels sont les avantages de souscrire à un abonnement SaaS pour votre logiciel de caisse ?

1. Coûts réduits 

L’avantage de l’abonnement par rapport à une licence unique est bien évidemment son paiement : l’abonnement SaaS permet d’effectuer des paiements mensuels et de mettre fin à l’abonnement à tout moment.

Autre avantage si vous êtes un directeur d’exploitation et des opérations d’un restaurant : l’abonnement mensuel permet bien souvent d’accélérer le processus d’approbation du gérant du restaurant en raison d’un budget plus abordable. 

L’achat d’une licence, du fait de coûts initiaux plus élevés, nécessite un temps d’approbation plus lent et un budget plus conséquent – ce qui offre moins de flexibilité en cas de non-satisfaction du logiciel.

2. Adaptabilité 

L’évolutivité est un avantage majeur pour l’utilisateur et le fournisseur ; les établissements peuvent accéder à ce dont elles ont besoin et accroître leur utilisation au fur et à mesure que leur activité se développe. Essentiellement, vous payez pour ce dont vous avez besoin, avec une indication claire de ce que coûtera l’augmentation du service sur votre abonnement.

En tant que client, n’avez pas besoin de mettre en place une infrastructure informatique coûteuse comme des serveurs, des centres de données ou du personnel administratif. Le logiciel est fourni en ligne via un navigateur et il est hébergé par le fournisseur. Vous ne payez donc pas seulement un abonnement pour le logiciel, mais aussi pour l’infrastructure nécessaire, la maintenance, le support et les nouvelles versions du logiciel. Enfin, les paiements par abonnement rendent les logiciels plus abordables financièrement.

3. Déploiement et mises à niveau simples

Le déploiement est rapide et efficace avec un logiciel SaaS – il suffit d’une connexion Internet. Il n’est pas nécessaire d’installer de logiciel, ce qui réduit considérablement les problèmes de compatibilité informatique et le temps passé à résoudre les problèmes, tant pour l’utilisateur final que pour le fournisseur.

Comme le logiciel est livré en ligne, les mises à jour sont effectuées automatiquement sans que l’utilisateur ait à intervenir. De plus, les coûts d’infrastructure sont faibles, voire nuls, ce qui signifie que les utilisateurs n’ont pas à se soucier des mises à niveau coûteuses du matériel.

Si le client a besoin d’un type de personnalisation unique ou une intégration additionnelle, cela représente un coût additionnel non inclus dans l’abonnement.

Les logiciels sous licence nécessitent une configuration totalement différente chez le client, impliquant du matériel coûteux, des ressources de centre de données (installations et électricité), du personnel informatique interne pour l’infrastructure, souvent des mesures de sauvegarde et presque toujours des coûts d’installation substantiels (en interne ou avec des intégrateurs de systèmes).

Les mises à jour et l’assistance font généralement partie du prix de l’abonnement. Dans la plupart des cas, le client ne subit pas d’interruption du système pendant les mises à jour et le support est offert 24 heures sur 24.

En ce qui concerne les logiciels, la licence est assortie d’une garantie et d’un support limités. En fonction de la licence, le client peut bénéficier d’une assistance de 90 jours à un an pour les mises à jour.

4.  Accessibilité à tout instant, en tout lieu 

L’accès au système et aux informations stockées s’étend naturellement à l’accessibilité à Internet. Si un client dispose d’une connexion Internet, il peut utiliser le logiciel de caisse où qu’il soit, ce qui est extrêmement pratique pour les personnes travaillant à domicile ou en déplacement.

Les applications SaaS ont également tendance à s’intégrer à d’autres solutions SaaS, créant ainsi une solution complète. Enfin, comme tout est stocké sur le net, il n’est plus nécessaire de procéder à des sauvegardes manuelles, qui peuvent être ardues et entraîner des erreurs.

5. Sécurité 

Les informations sensibles du client étant stockées et hébergées sur les systèmes du prestataire de services, ce dernier est tenu de fournir une protection contractuelle. Ces protections comprennent des garanties de sécurité, des audits, des certifications par des tiers, des notifications de violation de données et, enfin et surtout, une assurance contre les cyberattaques.

Étant donné que les logiciels sous licence sont hébergés par le client, ce dernier assume le contrôle de la sécurité de ses données. Dans certains cas, le logiciel spécifique doit être exécuté sur un serveur séparé qui ne peut pas avoir accès à Internet, conformément aux politiques de sécurité de l’entreprise. Au fil du temps, le logiciel sous licence peut devenir un logiciel obsolète, ne sera plus à jour et sera vulnérable face aux dernières cybermenaces. Dans ce cas, le client n’aura d’autre choix que de passer à la dernière version du logiciel.

Un logiciel SaaS sur le cloud a l’avantage de pouvoir mettre à jour le logiciel à distance, sans surcoût ni perte de temps pour les restaurateurs. Par exemple, en cas de bug décelé dans notre logiciel de caisse Lightspeed Restaurant, la correction de ce bug est appliquée automatiquement pour tous les restaurants, qu’ils aient ou non rencontré ce bug. 

A l’inverse, la correction d’un bug avec un logiciel sur site nécessite l’intervention du service informatique sur place ou d’une personne extérieure, qui doit alors recevoir la mise à jour puis l’appliquer.

De plus, un très grand nombre d’applications SaaS font appel à des technologies d’encryptage pour sécuriser leurs données (via une technologie blockchain par exemple) : toutes les données des restaurateurs, – par exemple, l’historique des transactions de chaque client -, sont stockées de manière sécurisée et ne sont ni accessibles ni modifiables par un tiers.

 6. Transition/Migration

Lorsqu’un client s’abonne à SaaS, il doit envisager dès le départ comment transféré toutes ses données hors site. Une chose à considérer lors de l’achat de SaaS est de s’assurer que vous recevrez des sauvegardes de données périodiques exportées dans un format utilisable ou dans d’autres formats.

Avec un logiciel sous licence, la migration et la transition des données dépendront de l’endroit où les données sont stockées et si le client a accès au code source. Certains fournisseurs apportent une assistance pour la migration et la transition, mais si le processus n’est pas simple, le fournisseur peut proposer un autre contrat de service pour mener à bien le projet, représentant un coût additionnel supplémentaire pour le client.

Quels sont les avantages et inconvénients d’une licence permanente ? 

Avantages de l’achat une licence permanente

  • Un achat à « vie » : l’achat d’une licence perpétuelle signifie que le client détient le logiciel (et l’héberge dans la plupart des cas), à la différence d’un abonnement traditionnel où il « loue » les services pour une période donnée.
  • Utilisation sur le long terme : l’achat d’une licence est avantageuse si vous prévoyez de l’utiliser sur le très long terme, sans prévision d’intégrations ou de mises à jour évolutives.
  • Coûts moindres : l’acquisition d’une licence est souvent plus avantageuse sur le long terme que le paiement de mensualités.

Inconvénients de l’achat d’une licence permanente

  • Coûts du support et maintenance annuels : en plus du coût initial du logiciel (qui est souvent élevé), les clients doivent généralement s’acquitter annuellement de frais d’entretien et de maintenance afin de bénéficier des mises à jour et de l’assistance.

Tableau récapitulatif des avantages et inconvénients de l’abonnement SaaS vs licence unique pour un logiciel de caisse restaurant 

Abonnement ou licence pour votre logiciel de caisse : réfléchissez aux besoins de votre restaurant

Avant de prendre toute décision, voici quelques questions qui pourraient vous aider : voulez-vous être propriétaire des licences ou non ? Disposez-vous des liquidités nécessaires pour acheter les licences ? Disposez-vous de l’infrastructure informatique nécessaire pour héberger le nouveau logiciel ? Quelle est l’importance des mises à jour et des nouvelles versions pour votre restaurant ?

L’augmentation drastique des logiciels de caisse SaaS n’est pas une surprise ; leurs faibles coûts de mise en œuvre (financiers et en termes de temps), les possibilités de modularité et les mises à niveau en font un système privilégié de nombreux restaurateurs.

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