Le secteur de la restauration est depuis longtemps un catalyseur pour les entrepreneurs et un foyer d’innovation, même si, le plus souvent, les innovations sont liées aux plats : nouvelles combinaisons de saveurs, nouveaux ingrédients, créativité de la présentation des plats, etc.
Pourtant, les meilleurs restaurants, tous secteurs confondus, du restaurant de quartier au restaurant gastronomique 4 étoiles, s’appuient sur d’autres éléments de base au-delà de la qualité de leurs plats – évidemment primordiale dans le succès de leur établissement.
De la planification de leur personnel à la gestion des stocks en passant par la fixation des prix de leurs menus, tout est contrôlé et optimisé.
Découvrez ce que les restaurants qui connaissent la voie du succès ont en commun.
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Alors, que font différemment les restaurants qui réussissent ?
Des investissements marketing adéquats, une cuisine de qualité et un service professionnel ne représentent souvent que la moitié du chemin.
Gérer toutes ces opérations quotidiennes de manière efficace et rentable : voilà l’autre moitié du chemin que les restaurants qui durent ont en commun.
Disposer du personnel adéquat (ni trop ni pas assez), se fournir avec la bonne quantité de marchandises (un surplus de stocks engendre des pertes économiques, un stock insuffisant une insatisfaction de la clientèle et une perte de revenus) et définir le prix des plats du menu au juste prix : telles sont les nombreuses préoccupations que doivent gérer les restaurants performants au quotidien.
L’innovation, si souvent présentée comme la réponse à un marché en constante évolution, doit désormais dépasser le cadre de l’assiette et inclure également des processus innovants en matière de gestion des restaurants : structure de gestion, organisation du travail, collaborations internes, direction, responsabilisation du personnel et utilisation de la technologie. Le rythme des changements sur le marché de la restauration et l’évolution des préférences des consommateurs exigent une surveillance continue et une compréhension profonde de ce qui se passe quotidiennement dans le secteur de la restauration.
Les restaurants qui rencontrent un succès durable sont en constante évolution, et au-delà de servir une cuisine de qualité et de gérer leurs établissements de manière rentable, ont en commun de mesurer leur activité au quotidien. Une meilleure connaissance de leurs données opérationnelles servent de base à la créativité et l’innovation, ce qui contribue à améliorer les performances de leur établissement sur le long terme.
Voici donc 6 éléments sur lesquels s’attardent les restaurants les plus performants :
1. Contrôle des coûts
Les facteurs externes tels que l’économie et la concurrence ont moins d’impact sur le succès des établissements de la restauration lorsqu’ils contrôlent la qualité des plats et la gestion opérationnelle de leurs coûts.
Le contrôle des coûts est primordial pour la rentabilité d’un restaurant et englobe les principaux coûts variables gérables, les frais de main-d’œuvre et les coûts associés à la production du menu (coût des marchandises vendues).
Si la qualité et le goût des plats sont considérés comme des indicateurs clés de la fidélisation de la clientèle, tout comme une qualité de service élevée qui dépasse les attentes des clients, le contrôle des coûts est essentiel pour le succès d’une entreprise. Une connaissance poussée des données est ce qui différencie les établissements les plus performants des autres.
2. Planification intelligente du personnel
Tout bon service a en contrepartie un coût : les coûts de personnel.
Le personnel doit être en nombre suffisant pour fournir un service de qualité et un dévouement au quotidien, éviter les erreurs de service, augmenter la dépense moyenne par client – tout cela en ayant suffisamment de temps pour le faire. Mais si le personnel est trop nombreux, ou si leur coût est trop élevé, vous risquez une rentabilité moindre.
L’affectation du personnel, combien et quand, par le biais de la rotation du personnel, est un rôle essentiel du gérant de restaurant.
Bien souvent, la manière dont les managers de restaurant prévoient le nombre de clients et le nombre d’employés relève plus de l’art que de la science ; le plus souvent, les managers partent du principe que le même chiffre d’affaires réalisé à la même période l’année dernière se reproduira la semaine prochaine, ou se fient à leur intuition.
Cette habitude de prévision tend à conduire à une sous-estimation de la demande, puis à une surcompensation avec leurs effectifs ; en moyenne, les effectifs ajustés sont de 4% supérieurs à ce qu’ils devraient être.
La mise en place d’horaires appropriés est le moyen le plus efficace de contrôler les coûts de la main-d’œuvre ; Taco Bell, par exemple, grâce à la mise en œuvre d’un système de planification de la main-d’œuvre, a économisé 53 millions de dollars en coûts de main-d’œuvre, tout en maintenant les résultats souhaités en matière de service à la clientèle et en atteignant son objectif stratégique de ne pas faire attendre un client plus de trois minutes pendant le service du midi.
Zoom sur Planday
Planday est un système de gestion de main d’oeuvre qui s’intègre avec plusieurs logiciels de caisse (dont le logiciel de caisse Lightspeed Restaurant) permettant aux restaurateurs de prévoir leurs besoins en personnel en fonction de leurs revenus escomptés.
Avec l’intégration de Planday dans le logiciel de caisse, les restaurants peuvent bénéficier de données détaillées sur la corrélation entre leurs performances de vente et leur personnel : l’outil fournit toutes les données nécessaires pour aider les restaurateurs à prendre les meilleures décisions commerciales possibles et à pleinement faire usage de leurs meilleurs employés.
En intégrant Planday à leur logiciel de caisse, les restaurateurs peuvent :
✓ Gérer leur budget et prévoir leurs futurs besoins en personnel en comparant les données sur les revenus avec les coûts de leur main-d’œuvre
✓ Suivre de près les performances du personnel afin d’investir dans les meilleurs éléments
✓ Automatiser l’emploi du temps de votre personnel
Suivez ces 4 étapes pour optimiser la planification de votre personnel :
- Estimation de la prévision du nombre des clients (basée sur les données de ventes de votre logiciel de caisse par exemple)
- Définition des besoins en matière de personnel – quelles sont les compétences requises, et la disponibilité du personnel
- Planification des quarts de travail : combien d’employés sont requis par quart de travail.
- Établissement du tableau de service : affectation du personnel aux équipes et publication du tableau de service.
La rotation du personnel : un coût économique et moral
Le fait de ne pas prévoir le nombre de clients dans le secteur de la restauration a des conséquences réelles, tant sur le plan financier en cas de sureffectif que sur celui du manque de personnel, car cela peut entraîner le départ de ce dernier et démoraliser le reste de votre personnel.
La rotation du personnel représente un coût important pour les restaurants ; elle augmente les coûts d’exploitation, diminue la rentabilité et impacte la qualité de service et l’expérience des clients.
Le secteur de la restauration est généralement un secteur à forte intensité de main d’œuvre avec des taux de rotation du personnel élevés : en Belgique, le taux de rotation s’élève à 39% en 2019 pour une durée d’engagement moyenne de 2 à 3 ans seulement. Pire : en France, on estime que le taux de rotation tourne autour des 44%.
Le roulement du personnel représente non seulement un coût financier important (le remplacement d’un employé opérationnel moyen pouvant atteindre entre 15 et 25% du salaire annuel), mais aussi un « coût caché » associé à la perte de compétences, à l’inefficacité et aux coûts de remplacement. La perte de productivité résultant du roulement du personnel peut représenter plus des deux tiers du coût total du roulement.
3. Gestion des menus
Les prévisions de recettes et la fréquentation de votre établissement sont également essentielles pour une gestion optimale et efficiente des menus, en raison de la nature périssable des aliments qui y figurent. Une prévision inexacte des recettes conduit à produire trop ou trop peu de nourriture.
Une prévision excessive peut entraîner une augmentation du gaspillage alimentaire et des coûts alimentaires. Une prévision insuffisante peut entraîner des pénuries, ce qui peut mécontenter les clients, stresser le personnel et affecter son moral.
Le Rooftop Perché, un rooftop-bar unique doté d’une vue imprenable sur Bruxelles, a fait appel au logiciel de caisse Lightspeed Restaurant, pour gérer ses menus accessibles à la commande en ligne (via un code QR) : les clients peuvent visionner, commander le menu et payer en scannant un simple QR code depuis la table.
Avec l’intégration au logiciel de caisse Lightspeed Restaurant, toutes les commandes sont automatiquement envoyées au bar, évitant erreurs de saisie manuelle et permettant aux serveurs de prodiguer des conseils plus avisés aux clients.
La gestion des menus est flexible et se fait en quasi temps réel : Rooftop Perché peut ainsi mettre à jour son menu et ses boissons sur l’application QR code en quelques clics ou importer le menu du système de caisse directement dans l’application.
Une gestion donc des menus instantanée, en fonction des prévisions de vente de la journée !
4. Prévision du nombre de couverts
Des prévisions exactes sont essentielles pour que les responsables du restaurant puissent planifier efficacement la gestion de leur personnel.
Pour comprendre l’évolution de la demande et ajuster ses stocks et personnels en conséquence, les établissements dans la restauration doivent avoir une vue d’ensemble de leurs données de vente passées pour pouvoir établir des prévisions pertinentes.
Et pour ce faire, nous pouvons prendre exemple sur les rapports détaillés de vente du logiciel de caisse Lightspeed Restaurant.
Les rapports détaillés de Lightspeed Restaurant permettent de comparer des recettes de vente entre deux périodes de temps, ainsi que de cibler des jours précis de la semaine ou des dates spéciales ou uniques dans l’année.
Les jours fériés sont un exemple de dates spéciales dans l’année. Un gestionnaire de restaurant peut par exemple vouloir connaître ses chiffres de ventes typiques lors de jours fériés. Très souvent, un jeudi férié peut entraîner un service plus chargé que d’habitude le mercredi soir et le jeudi soir, mais un vendredi plus calme, si les clients profitent d’un long week-end en ayant également un jour de congé le vendredi.
En comprenant le comportement de leurs clients, les restaurateurs sont bien mieux équipés pour éviter les périodes de sureffectif ou de sous-effectif, et leurs conséquences néfastes sur leurs coûts d’exploitation.
Prenons par exemple le cas où vous souhaitez prévoir les recettes pour la semaine prochaine :
Une méthode de prévision appelée « moyenne mobile » est une technique simple à utiliser pour exploiter les informations stockées dans votre logiciel de caisse et pour compléter l’expérience d’un gestionnaire de restaurant.
La méthode de la moyenne mobile consiste à calculer le revenu moyen sur une période donnée, puis à utiliser cette moyenne comme prédicteur pour la période suivante. La méthode de la moyenne mobile dépend fortement du nombre de semaines utilisées, 19 semaines étant considérées comme le nombre optimal de semaines.
On dit qu’elle est mobile parce que les recettes de chaque semaine suivante sont ajoutées au calcul.
Par exemple :
Les recettes des 18 dernières semaines pour votre établissement se montent à 414 000 euros, soit une moyenne de 23 000 euros par semaine. La semaine dernière, les recettes étaient de 26 000 euros. J’ajoute donc 26 000 euros à 414 000 euros et je divise par 19 (le nombre optimal de semaines). Cela donne un revenu hebdomadaire moyen de 23 158 euros par semaine pour les 19 dernières semaines.
C’est le point de départ pour prévoir les recettes de la semaine suivante.
Étant donné que le secteur de la restauration peut être affectée par des changements saisonniers, tels que les vacances scolaires ou les périodes de pointe de l’été, l’évaluation de la même période que l’année dernière pour tout changement hebdomadaire significatif des recettes cherche à identifier les fluctuations saisonnières. Un changement significatif est défini par une augmentation ou une diminution de plus de 15% du revenu hebdomadaire.
Si un restaurateur expérimenté s’attend à ce que la ruée estivale commence la semaine prochaine, il peut augmenter ses prévisions. S’il est peu probable que la semaine prochaine connaisse des fluctuations saisonnières, les revenus planifiés de 23 158 euros représentent une bonne base.
Les restaurateurs peuvent également examiner les jours de la semaine et répondre à la question suivante : quelle est la moyenne mobile des ventes du lundi au dimanche, par exemple ?
Ce niveau d’information est inestimable lorsqu’il s’agit de planifier le roulement de votre personnel et d’évaluer le succès de chaque équipe et les performances du personnel.
5. Tarification des plats
En rapportant les ventes par groupes de produits, par produits individuels ou en comparant un produit à un autre, les rapports de vente du logiciel de caisse Lightspeed permettent d’analyser les performances du menu de votre restaurant.
Ainsi, les plats se vendant peu ou moins rentables peuvent être supprimés ou modifiés ; à l’inverse, focalisez-vous sur les plats à forte rentabilité. Avec un logiciel de caisse comme Lightspeed Restaurant, vous pouvez calculer l’impact attendu des optimisations du prix de votre menu sur le niveau de la demande.
6. Rentabilité
La rentabilité d’un restaurant est évidemment primordiale pour sa survie : si vos recettes et bénéfices ne couvrent pas la totalité de vos coûts d’exploitation (main d’œuvre, achats, etc), votre survie est compromise.
Les restaurants à succès réussissent à trouver cet équilibre en augmentant leurs recettes tout en maintenant ou réduisant leurs coûts de main d’œuvre ou coûts opérationnels.
La plupart des restaurants opèrent dans un environnement complexe et l’utilisation de simples ratios pour mesurer et évaluer la performance de leurs opérations fournit un benchmarking limité et incohérent, souvent inefficace.
Les données personnalisées qui mesurent les performances et déterminent les références opérationnelles de chaque entreprise sont bien plus utiles que ces simples ratios.
Une mesure de productivité utile, exploitable via votre logiciel de caisse, peut consister à calculer le revenu par heure de travail, déterminé en divisant le revenu hebdomadaire par le nombre d’heures de travail du personnel.
Une telle mesure est un outil puissant pour évaluer les performances de vos équipes sur une semaine.
Par exemple, de nombreux établissements connaissent un pic d’activité sur deux jours seulement, avec jusqu’à 50 % du chiffre d’affaires hebdomadaire réalisé le vendredi et le samedi. Ces jours clés peuvent pourtant générer un revenu horaire moins élevé que d’autres jours moins chargés de la semaine : avec ce calcul, vous pouvez ainsi évaluer plus efficacement la performance de vos équipes.
Le secteur de la restauration est particulièrement sensible aux changements de l’économie ; la crise sanitaire mondiale a eu évidemment des effets importants sur les revenus des restaurateurs.
Pour analyser le comportement de consommation de vos clients, vous pouvez par exemple évaluer le ticket moyen par client ou la fréquentation moyenne de vos clients les plus fidèles : un changement net de ces données peut indiquer une issue plus profonde. À vous d’en corriger le tir !
Humus X Hortense est un restaurant 100 % végétarien situé à Bruxelles.
Avec une exigence de répondre aux attentes pointues de leurs clients, les rapports opérationnels de l’outil ont permis au restaurant d’identifier de manière intuitive les plats les plus vendus, utile pour assurer une rotation effective des stocks.
Pour Caroline Baerten, la gérante de l’établissement, « Lightspeed Restaurant est très convivial. De plus, je trouve les rapports hebdomadaires et mensuels à la fois clairs et très utiles. Ces données donnent un aperçu rapide de nos coûts et de nos produits. »
Données de votre logiciel de caisse : une source d’informations primordiale pour le succès de votre restaurant
Le secteur de la restauration a une longue histoire d’évolutions : technologie mobile, consommateurs à la recherche de commodité et de nouvelles expériences, nouvelles habitudes de consommation (vente à emporter, livraison, etc), ère des réseaux sociaux.
Tout cela présente un impact sur la gestion opérationnelle des restaurants et sur leurs coûts d’exploitation et nécessite de se baser sur des données opérationnelles fiables pour s’adapter et réussir sur le long terme.
Gestion du menu, contrôle des coûts, planification intelligente de la gestion du personnel ou suivi de la rentabilité : voici quelques exemples d’éléments que les restaurants à succès maîtrisent.
Si vous voulez découvrir comment le logiciel de caisse Lightspeed Restaurant peut vous aider à analyser vos données opérationnelles et exploiter votre restaurant selon des données fiables, contactez-nous.
Fini les intuitions : exploitez votre restaurant avec des données fiables et accessibles
Augmentez vos revenus et suivez vos performances quotidiennes avec des rapports compréhensibles accessibles depuis votre logiciel de caisse Lightspeed Restaurant.
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