Guide d’initiation à la comptabilité des restaurants

Une cuisine savoureuse, un service client hors pair et des expériences gastronomiques exceptionnelles : voilà probablement pourquoi vous avez commencé à aimer la restauration.

Il est donc compréhensible que « le reste » — tout ce qui touche à la comptabilité et la tenue de livres — ne vous motive pas autant que votre grande passion.

Mais approfondissons la réflexion. En réalité, le fait de bien gérer vos finances peut aider votre entreprise à concrétiser cette passion qui vous motive au départ.

C’est pourquoi nous aimerions vous faire découvrir certains des termes, rapports et processus courants pour comprendre la comptabilité et des restaurants. Que vous soyez curieux de savoir comment tenir une comptabilité ou que vous travailliez avec un comptable, ce guide est là pour vous aider.

Vous y découvrirez des conseils utiles sur :

• Les chiffres que vous devez surveiller
• Rapports utiles pour les restaurants et la comptabilité
• Les processus comptables que vous devez maîtriser

Entrons à présent dans le vif du sujet.

Garder dépenses du restaurant à l’œil 

Commençons par les dépenses.

« Les restaurants travaillent avec des marges incroyablement serrées, explique Paul Miller, expert-comptable et directeur général du cabinet d’avocats Miller & Company. « Avec l’augmentation du salaire minimum et des heures supplémentaires, il est devenu encore plus difficile de faire des bénéfices. Par ailleurs, le restaurateur travaille avec des denrées périssables, et la saisonnalité des produits influe sur une grande partie de ses coûts d’exploitation. Et les propriétaires doivent être conscients de ces dépenses. Vous devez être attentif à chaque coût fixe, variable ou mixte. »

Pour qui fait sa compta soi-même, cela revient à tenir ses registres avec soin et à surveiller de près ses obligations fiscales. « Si vous faites vos comptes vous-même, vous devez être conscient de la nécessité de faire le suivi des impôts sur les salaires, des taxes de vente/d’utilisation, et de répartir correctement les dépenses entre les différents types de recettes et de frais », explique Dennis Laporte, expert-comptable et directeur général de la firme comptable UHY.

Chiffres à surveiller

Nous allons à présent expliquer rapidement certains aspects financiers clés. Si vous faites appel à d’un comptable, celui-ci pourra vous fournir un rapport détaillé sur chacun de ceux-ci. Dans le cas contraire, ce qui suit pourra vous aider à comprendre à quoi se rattachent les chiffres des rubriques ci-dessous, et en quoi ils peuvent vous aider à comprendre les performances de votre entreprise.

1. Coût des biens vendus
2. Coûts de revient
3. Coût de la nourriture
4. Marge de contribution
5. Taux de rotation des stocks
6. Rentabilité des éléments du menu
7. Point d’équilibre
8. Bénéfice brut
9. Bénéfice net

Coût des biens vendus

Le coût des marchandises vendues (Cost of goods sold, COGS) est le coût total de tous les ingrédients que vous utilisez pour préparer les éléments de votre menu, y compris les garnitures, condiments et aromates. Habituellement, un tiers environ des recettes brutes d’un restaurant sont consacrées au paiement du COGS. Comme il s’agit d’un chiffre important pour votre entreprise, n’hésitez pas à consulter notre guide complet en savoir plus sur le COGS et prenez une formule pour vous aider à le calculer.

Coûts de revient

Pour faire simple, les coûts de revient représentent la somme des coûts de votre restaurant pour vendre sa nourriture, ses boissons et ses produits — votre COGS, comme nous venons de le voir — et des coûts de main-d’œuvre de vos salariés et de vos extras. Les moyennes sectorielles suggèrent que vos coûts de revient devraient se situer entre 55 et 60 %.

Coût de la nourriture

Le coût des aliments est le rapport entre le coût des ingrédients d’un restaurant (stock alimentaire) et les recettes que ces ingrédients génèrent lorsque vous vendez les articles au menu.

Le pourcentage du coût des denrées alimentaires indique la part de votre chiffre d’affaires global qui est consacrée aux ingrédients et aux aliments. En surveillant vos coûts alimentaires, vous pourrez fixer les prix des menus et maximiser vos profits. Le coût des produits alimentaires dépend du type de restaurant, mais il oscille normalement entre 28 et 35 % des recettes.

Marge de contribution

Il s’agit de la différence entre le prix de vente d’un produit et les coûts variables liés à son processus de production et de vente. Si vous voulez en savoir plus sur comment calculer les prix du menu de votre établissement, nous vous invitons à lire cet article.

Taux de rotation des stocks

Ce chiffre correspond à la fréquence à laquelle vous remplacez votre stock en raison des ventes.

La rotation des stocks de la plupart des restaurants devrait être très élevée car vous utilisez les aliments frais. Dennis Laporte, expert-comptable chez UHY, nous décrit le concept : « Normalement, la nourriture est achetée sur une base hebdomadaire et, bien souvent, plus fréquemment en fonction des types de nourriture que vous vendez. Le taux de rotation des stocks de la plupart des restaurants est de 45 à 60 fois pour la nourriture et de 10 à 12 fois pour les boissons », précise-t-il. Voici quelques conseils pour mieux gérer les stocks de votre restaurant.

Rentabilité des articles du menu

Le convive moyen ne le sait probablement pas, mais de nombreux éléments entrent en compte dans le calcul du prix de chaque article d’un menu. Les concurrents… Les marges bénéficiaires… Et les coûts de fabrication du plat. Créer un menu rentable est absolument essentiel pour aider votre restaurant à faire des bénéfices.

Point d’équilibre

Ce point est atteint lorsque vos recettes couvrent la totalité de vos coûts.

Lorsque vous calculez le seuil de rentabilité en euros, vous estimez le montant des recettes que votre restaurant devra générer pour se retrouver avec un solde de 0 euro à la fin d’une certaine période.

Lorsque vous calculez votre seuil de rentabilité en unités, vous découvrez combien de pizzas, de cafés et de menus à prix fixe vous devrez vendre pour atteindre ce même objectif.

Bénéfice brut 

Votre bénéfice brut est la différence de valeur entre le prix de vente d’un plat et le coût des ingrédients et des matériaux utilisés pour le préparer (votre COGS).

Bénéfice net

Votre bénéfice net est ce qui reste de la marge brute après déduction des frais d’exploitation tels que les salaires et les impôts, le loyer, les factures de gaz, eau et électricité, les ingrédients et les frais de leasing de votre matériel.

6 rapports utiles sur la comptabilité des restaurants

Les rapports sont essentiels à la tenue des comptes de votre restaurant.

Idéalement, vous devriez obtenir des rapports quotidiens sur ce que vous vendez et effectuer des analyses sur la rotation des tables, le prix moyen par table, les ventes par produits alimentaires et spiritueux, ainsi que vos bilans et comptes de résultats mensuels habituels.

Voici un bref aperçu de certains des principaux rapports de comptabilité et de tenue de livres :

1. Compte de profits et pertes (P&L)
2. Journal quotidien des ventes
3. Plan comptable
4. Tableau des flux de trésorerie
5. Bilan
6. Rapport sur les coûts contrôlables

Compte de profits et pertes

P&L (Profit and Loss) pour faire court. Il s’agit de la déclaration de vos revenus et dépenses. Ce compte vous indique le total des revenus et des dépenses au cours d’une période donnée. Il vous permettra de déterminer la valeur obtenue en fonction du niveau de détail mis dans sa création.

« Par exemple, vous pouvez classer vos achats comme le coût des marchandises vendues et regrouper tous les achats, ou bien les subdiviser en vin, viande, poisson… Ce P&L reprend tous vos revenus et dépenses, et vous permet de savoir si vous êtes rentable ou non », poursuit Miller.

Journal quotidien des ventes

Le journal quotidien des ventes reprend vos ventes par jour par catégorie, pour les aliments, les boissons, la taxe de vente. En général, vous le trouverez dans votre système POS.

Plan comptable

Le plan comptable permet d’organiser vos transactions financières en catégories qui vous donneront une idée précise de la bonne santé financière de votre restaurant.

Tableau des flux de trésorerie

Il s’agit de l’état financier le plus important de chaque entreprise. Ce tableau vous fournit vos sources et vos utilisations de l’argent. Il commence par votre revenu net et vous dit où va l’argent.

Bilan

Il s’agit d’un état de l’actif, du passif et des capitaux propres de la société. En fin de compte, il vous montre ce que vaut votre restaurant. Et surtout, il fournit une analyse des ratios importants, qui vous indique comment l’entreprise se porte.

Rapport sur les coûts contrôlables 

Un rapport sur les coûts contrôlables vous donne une idée de comment l’entreprise dépense son argent, ce qui peut avoir une incidence sur le montant des gains ou des pertes.

3 processus de comptabilité de restaurant à maîtriser

Ouf, ce n’était pas plus compliqué que ça. Nous y sommes presque. Il reste encore trois processus que nous pensons que vous devriez connaître.

Rapprochement des comptes

Tout d’abord, il y a le rapprochement des comptes. Il s’agit d’un processus comptable très utile qui vérifie chaque transaction sur vos comptes afin que votre solde final corresponde. Si ce n’est pas le cas, cela peut être le signe d’une mauvaise utilisation des fonds, ou pire, d’un vol.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité qui synchronise les données de votre caisse enregistreuse avec votre logiciel comptable, vous pouvez accélérer le processus de rapprochement et réduire considérablement le risque d’erreurs résultant d’écritures manuelles.

Comptes à payer

En second lieu, il y a les comptes à payer. Il s’agit de l’argent que vous devez aux fournisseurs pour les biens et services qu’ils fournissent. Cela va de vos partenaires de livraison, aux services publics et à l’internet à haut débit, en passant par la location de vos locaux.

Payroll

Enfin, parlons du payroll. Il ne s’agit pas seulement des salaires des employés, car le payroll couvre tout, des salaires de votre personnel jusqu’à leurs avantages comme les congés annuels, les assurances et les impôts locaux ou nationaux.

Quand faut-il engager un comptable pour votre restaurant ? 

Avec tous ceux qui s’occupent de tenir vos livres à jour, il peut être judicieux d’engager un professionnel qualifié et accrédité pour vous aider.

« Avant même l’ouverture de l’établissement, les comptables vous donneront des conseils allant de la formation de l’organisation aux exigences de dépôt qui permettent aux entreprises de rester en conformité avec les réglementations locales et nationales, ce qui peut permettre d’éviter de lourdes sanctions par la suite », précise Paul.

Vous pouvez certes prendre le contrôle des finances de votre restaurant, mais si vous n’êtes pas un homme de chiffres, il peut être judicieux de vous faire aider par un spécialiste. « La décision d’engager un comptable dépend de la formation en comptabilité du restaurateur et du temps dont il dispose pour faire le travail correctement », commente Dennis.

« Souvent, le restaurateur est capable de suivre du carnet de chèques, mais pas l’écriture réelle qui permet obtenir un bilan et un compte de résultat corrects. Tous les restaurants devraient engager un comptable pour les aider à remplir correctement leurs déclarations de revenus et à planifier l’année. »

Prenez le contrôle des finances de votre restaurant 

Maintenant que vous avez une idée de ce qu’est la comptabilité, il est temps de prendre une décision : allez-vous l’assumer en interne ou faire appel à une aide extérieure ? Avec les conséquences du COVID-19 qui pèsent sur la trésorerie des entreprises dans de nombreux secteurs, tenir votre comptabilité (en interne) peut être votre meilleure option pour réduire les dépenses au minimum.

Le moment n’a jamais été mieux choisi pour prendre le contrôle de vos finances.