Le guide complet pour comprendre les bons de commande dans le secteur du retail (fonctionnement, création, types)

Si vous souhaitez vous procurer des biens auprès de vos fournisseurs de manière simple, prévisible et organisée, l’utilisation de bons de commande peut certainement vous aider. 

Dans cet article, découvrez : 

• Ce qu’est un bon de commande ?
• A quoi sert un bon de commande
• Comment fonctionnent les bons de commande
• Comment créer un bon de commande
• Ce qu’est un numéro de bon de commande
• La différence entre un numéro de commande et une facture
• Les 4 différents types de bons de commande
• Comment gérer les bons de commande
• Comment créer un bon de commande dans Lightspeed

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Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Un bon de commande (BC) est un document officiel émis par un commerçant pour payer un fournisseur pour la vente d’une liste de produits ou de services spécifiques qui seront livrés à l’avenir.

En général, un bon de commande indique les types, les quantités et les prix des produits ou services achetés par le commerçant. Plus une commande est spécifique et plus le commerçant fournit de détails, plus le bon de commande est fiable. 

Lorsqu’un fournisseur accepte un bon de commande, celui-ci constitue un contrat juridiquement contraignant entre le fournisseur et le détaillant. C’est pourquoi il est important pour les commerçants d’inclure autant d’informations pertinentes que possible dans leurs bons de commande.

Les bons de commande sont utiles pour contrôler et documenter l’achat de produits et de services auprès de fournisseurs externes.

Qu’est-ce qu’un numéro de commande ?

Chaque commande est associée à un numéro de commande unique qui aide les marchands et les fournisseurs à faire le suivi de la livraison et du paiement. 

À quoi sert un bon de commande ?

L’un des principaux avantages des bons de commande pour les commerçants est qu’ils peuvent passer une commande sans avoir à la payer immédiatement. Pour les fournisseurs, un bon de commande est un moyen d’accorder un crédit aux prestataires sans aucun risque, puisque le commerçant doit payer une fois les produits ou les services livrés. 

Quels sont les avantages des bons de commande ?

Outre les avantages en termes de trésorerie, il existe quelques autres raisons pour lesquelles les bons de commande sont si bénéfiques pour les commerçants comme pour les fournisseurs : 

• Une plus grande précision pour la gestion des stocks et la gestion financière ; 
• Une meilleure budgétisation, car les fonds doivent être disponibles avant l’émission d’un bon de commande ;
• Une livraison plus rapide, puisque les commandes aident les commerçants à planifier les livraisons au moment où ils en ont besoin.

Quels sont les inconvénients des bons de commande ? 

• Plus de paperasse pour les achats de faible montant ;
• D’un point de vue strictement financier, l’utilisation d’une carte de crédit peut servir le même objectif.

Si vous souhaitez que vos finances et votre gestion des stocks soient organisées et précises, les bons de commande sont la solution. 

Comment fonctionne un bon de commande ?

Un bon de commande est destiné à simplifier le processus d’achat entre vendeurs et fournisseurs. Bien que le processus de chaque détaillant puisse différer, voici un exemple de ce à quoi ressemble un processus de commande typique : 

1. Le commerçant décide d’acheter un produit pour son entreprise.
2. Il émet une commande au fournisseur, souvent par voie électronique en utilisant un modèle de bon de commande.
3. Le fournisseur reçoit la commande et confirme à l’acheteur qu’il peut l’exécuter. Si ce n’est pas le cas, le fournisseur le fait savoir au commerçant et la commande est annulée.
4. Si le fournisseur peut exécuter la commande, il commence à la préparer en prélevant les stocks requis et en programmant le personnel pour emballer et expédier la commande.  
5. La commande est expédiée au lieu de livraison spécifié par l’acheteur avec le numéro de commande sur la liste d’emballage.
6. Le fournisseur facture la commande à l’acheteur en utilisant le numéro de commande afin qu’il puisse être rapidement associé aux informations de livraison de l’expédition. 
7. L’acheteur paie le fournisseur selon les conditions de facturation spécifiées dans la commande.

Comment créer un bon de commande ?

Bien que chaque entreprise soit différente, la plupart des bons de commande comprennent : 

• le nom de l’acheteur et du fournisseur ;
• la quantité à acheter ;
• le produit ou le service acheté ;
• les noms de marque, les SKUs ou les numéros de modèle ;
• le prix unitaire ; 
• la date de livraison ;
• le lieu de livraison ;
• l’adresse de facturation ;
• Les conditions de paiement (telles que le paiement à la livraison ou dans les 30 jours suivant la réception de la commande par l’acheteur) 

Que contient un bon de commande ?

Les bons de commande sont généralement un document standardisé qui contient les informations relatives à l’entreprise (nom), les détails de l’expédition (adresse de livraison et de facturation), les informations relatives au fournisseur (nom et adresse) et les informations relatives à la commande (produit, prix, quantité, date de livraison et conditions de paiement).

De nombreux détaillants optent pour des bons de commande standardisés afin de maintenir la cohérence entre eux et leurs fournisseurs.

Exemple bon de commande

Source : https://www.zervant.com/fr/blog/modele-bon-de-commande/

Comment créer un bon de commande dans le système de caisse Lightspeed Retail ? 

Le système de caisse Lightspeed Retail possède de solides capacités de gestion des stocks pour faciliter la vie des commerçants. 

Les commerçants peuvent créer et envoyer des bons de commande aux fournisseurs en un seul endroit, sans avoir à utiliser des feuilles de calcul Excel encombrantes. 

Si vous souhaitez savoir comment importer par lots des articles dans un bon de commande, définir des points de commande automatisés ou créer des commandes spéciales, consultez notre article du Centre d’aide sur la création de bons de commande pour une présentation étape par étape. 

Quelle est la différence entre un numéro de commande et une facture ?

La principale différence entre un bon de commande et une facture est de savoir qui crée le document. Un commerçant crée un bon de commande, qui doit être exécuté par le fournisseur. Le fournisseur prépare une facture pour la commande et l’envoie à l’acheteur.

Par exemple : Disons qu’un magasin de vêtements manque de t-shirts. Le détaillant (acheteur) prépare une commande dans laquelle il indique exactement les types de t-shirts qu’il souhaite (taille, couleur, quantité, prix, numéro d’article) ainsi que la date de livraison souhaitée, le lieu de livraison et l’adresse de facturation.

Si le fournisseur est en mesure d’honorer la commande, il l’accepte, ce qui constitue un contrat juridiquement contraignant entre l’acheteur et le fournisseur. Lorsque l’acheteur reçoit les marchandises commandées, il effectue un paiement au fournisseur pour avoir fourni les produits ou services spécifiés dans la commande.

En résumé, un bon de commande permet à un acheteur de commander des produits, tandis qu’une facture permet à un fournisseur d’être payé par l’acheteur pour la fourniture des produits. 

Les 4 types de bons de commande

Vous pensez peut-être que tous les bons de commande sont identiques, mais ce n’est pas le cas. Il existe en fait quatre types de bons de commande qu’un détaillant peut utiliser, chacun ayant ses propres cas d’utilisation et avantages. 

1. Commandes standard
2. Bons de commande planifiés
3. Bons de commande forfaitaires
4. Commandes contractuelles

1. Les bons de commande standard

Comme leur nom l’indique, les bons de commande standard sont les plus couramment utilisés. Dans un bon de commande standard, l’acheteur précise :

• les articles qu’il achète ;
• la quantité de chaque article qu’il achète ;
• le lieu et la date de livraison ;
• les conditions de paiement.

2. Les commandes planifiées

Lorsqu’un acheteur passe une commande planifiée, il anticipe ses besoins futurs pour un article et soumet une commande à l’avance. Dans une commande planifiée, le commerçant précise :

• Les articles qu’il achète ; 
• Le coût de ces articles ; 
• Le lieu de livraison ;
• les conditions de paiement.

Pour les commandes planifiées, la quantité d’articles est basée sur une estimation et les dates de livraison sont provisoires, généralement dans un délai déterminé (par exemple, entre le 1er et le 15 novembre).

3. Les bons de commande globaux

Un bon de commande global est un engagement d’un commerçant à acheter des produits ou des services à un fournisseur sur une base continue jusqu’à ce qu’une valeur de commande spécifiée soit atteinte. En général, l’acheteur passe plusieurs commandes en même temps pour bénéficier de prix préférentiels. 

4. Les bons de commande contractuels

Dans le cas d’un bon de commande contractuel, le commerçant et le fournisseur signent un contrat qui précise les conditions de l’achat avant qu’un bon de commande lié au contrat ne soit émis. Bien que les sanctions en cas de violation d’un bon de commande contractuel varient, le fournisseur et le vendeur ont tous deux la possibilité d’intenter une action en justice si l’autre partie ne remplit pas sa part du contrat. 

Le principal avantage des bons de commande contractuels est qu’ils offrent une plus grande protection juridique tant aux acheteurs qu’aux fournisseurs. En général, les bons de commande contractuels sont utilisés pour des commandes importantes, lorsque les acheteurs souhaitent bénéficier d’une protection juridique en cas d’erreur de la part d’un fournisseur, ou lorsque les fournisseurs veulent avoir l’assurance que les acheteurs les paieront en temps voulu.

Comment gérer les bons de commande

Si les bons de commande peuvent être relativement simples, ils peuvent néanmoins ajouter de la complexité à votre processus de chaîne d’approvisionnement si vous n’avez pas l’habitude de les utiliser. Pour les détaillants, il est important d’investir dans un logiciel de gestion des stocks solide et de définir un processus de gestion des fournisseurs qui fonctionne pour vous. 

Voici quelques conseils pour gérer les bons de commande :

1. Utilisez la technologie pour optimiser la gestion des stocks

La meilleure chose que vous puissiez faire pour gérer les bons de commande est d’investir dans un système de caisse au détail doté d’excellentes capacités de gestion des stocks. Un système de caisse comme Lightspeed Retail dispose de catalogues de fournisseurs intégrés et les commerçants peuvent créer et envoyer des bons de commande dans le système. De plus, tout est documenté et stocké sur le cloud, de sorte que toutes vos transactions et informations sont sécurisées. Pas de risque d’en perdre la trace ! 

2. Commandez en gros pour réduire les coûts (si vous le pouvez)

En commandant des articles en gros, les acheteurs peuvent bénéficier de prix préférentiels et d’un coût unitaire plus faible. Si le coût de départ initial est plus élevé, cela vous permet de compenser des éventuels achats récurrents au prix unitaire plus élevé. Explorez cette option si votre entreprise est stable et que vous êtes sûr de pouvoir écouler vos stocks !

3. Soyez ponctuel pour entretenir d’excellentes relations avec les fournisseurs

Envoyez toujours vos bons de commande, vos factures et vos contrats en temps voulu. Non seulement cela vous assurera un flux prévisible et régulier des stocks dont vous avez besoin, mais en plus, les fournisseurs apprécieront votre professionnalisme, auront confiance dans votre capacité à les payer et voudront continuer à travailler avec vous.

Une bonne gestion des bons de commande a un impact positif sur votre commerce 

Une bonne gestion de vos bons de commande avec vos fournisseurs vous permet de mieux planifier , d’optimiser la gestion de vos stocks et de réduire vos coûts.

Découvrez comment un logiciel de caisse comme Lightspeed Retail peut simplifier la gestion de vos stocks, de la commande à l’organisation en passant par la vente de vos article. Contactez-nous dès maintenant ou demandez un devis gratuit.