Logiciel de caisse pour restaurants : 8 critères d'évaluation avant l'achat

La pandémie de coronavirus a mis en évidence la rapidité avec laquelle un secteur entier doit se réinventer pour faire face aux nouvelles attentes et défis des consommateurs dans la restauration.

Qu’il s’agisse des paiements sans contact, de la commande par table QR, de la livraison de repas ou des paiements sans contact, les gérants et propriétaires d’établissements doivent disposer d’une solution technologique modulable pour s’adapter rapidement et faire face à ces demandes en constante évolution.

Avec un si grand nombre de fournisseurs de logiciels de caisse sur le marché, il peut être difficile de déterminer quelle solution répond le mieux aux besoins de votre restaurant.

Comme pour toute décision importante, il est essentiel de s’armer des bonnes informations afin de procéder à un choix éclairé et d’investir dans le meilleur outil pour votre établissement.

Pour vous guider dans votre processus de décision, nous avons compilé une checklist de 8 critères à considérer avant d’acheter votre logiciel de caisse : cette checklist en 8 étapes vous permettra d’évaluer tous les aspects de votre établissement afin de comprendre les fonctionnalités dont votre logiciel de caisse aura besoin pour rationaliser vos flux de travail et accompagner la croissance de votre restaurant.

• Fonctionnalités
• Commande
• Déroulement du service
• Paiements
• Gestion de l’inventaire
• Données et analyses
• Intégrations
• Contrats et assistance

1. Fonctionnalités 

La première étape pour dénicher le logiciel de caisse optimal est d’évaluer les besoins actuels de votre établissement et de vous interroger sur les besoins induits par le développement de votre établissement sur le long terme.

Prévoyez-vous d’ouvrir de nouveaux établissements ? D’embaucher du personnel supplémentaire ? De mettre en place un système de vente à emporter ? 

Ces interrogations vous permettront de délimiter les attributs et fonctionnalités dont votre logiciel de caisse devra (ou ne devra pas) être équipé.

Par exemple, un café-bar situé à Bruxelles privilégiera plutôt la mise en place d’un outil de commande par code QR disponible à table plutôt que l’intégration d’un système de livraison. En revanche, un restaurant situé en périphérie sera amené à considérer la livraison comme un canal de commande essentiel pour le développement de son chiffre d’affaires.

Il est également important de se plonger dans vos flux de travail actuels pour déceler les inefficacités ou les erreurs récurrentes ayant un impact sur le bon déroulement de votre activité.

L’objectif est de bien appréhender le fonctionnement interne de votre établissement, afin de déterminer les difficultés rencontrées et les améliorations à apporter. Cela vous permettra de déterminer avec précision les fonctionnalités dont votre logiciel de caisse aura besoin pour appuyer et développer votre activité.

Quelques questions à considérer 

Pour évaluer les besoins de votre restaurant, posez-vous les questions suivantes : 

• Y a-t-il des tâches spécifiques qui prennent trop de temps ?
• Certaines tâches peuvent-elles être automatisées ?
• Quelles sont les erreurs récurrentes commises, et comment pouvez-vous les éviter ?
• Envisagez-vous de proposer (ou proposez-vous déjà) différentes options de commande, comme la livraison ou la commande à la table QR ?
• Voulez-vous accentuer la visibilité de vos campagnes marketing ?
• Souhaitez-vous mettre un place un programme de fidélité fluide et centralisé ? 
• Souhaitez-vous exploiter les données pour optimiser votre activité ?
• Comment gérez-vous les stocks, et cela peut-il être rationalisé ?
• Quels modes de paiement acceptez-vous, et comment traitez-vous les paiements ?
• Quels autres systèmes utilisez-vous ? Par exemple, un logiciel de comptabilité et des outils de gestion des employés.

Conseil bonus : votre personnel est en première ligne et en contact direct avec vos clients : interrogez-les pour déceler les points d’améliorations ou les demandes les plus courantes des clients.

2. Commande en ligne

Qu’il s’agisse de commander via une application pour une livraison ou de scanner un code QR pour commander à partir d’un menu numérique à table, la façon dont les clients commandent des repas a radicalement changé ces dernières années.

Selon Statista, le marché de la livraison de repas est estimé à plus de 182 milliards d’euros à l’horizon 2024, avec une croissance annuelle moyenne de 6% d’ici cette date.

En disposant d’un éventail d’options de commande différents, les restaurateurs disposent dans leur arsenal d’une source de revenus additionnelle tout en augmentant le ticket moyen par commande. Une étude réalisée par Lightspeed sur nos clients restaurateurs australiens qui utilisent notre solution de commande en ligne Lightspeed Order Anywhere a révélé que les consommateurs se servant de l’outil de commande en ligne pour commander depuis la table ou depuis chez eux ont dépensé en moyenne 25% de plus que des commandes classiques prises lors d’un service à table par le personnel de salle.

L’avenir des commandes est appelé à se diversifier. Votre logiciel de caisse, en plus de prendre en charge les canaux de commande actuels, doit pouvoir être adaptable et inclure les nouvelles solutions qui apparaîtront à l’avenir. Par conséquent, avant d’investir dans un nouveau système de caisse, il est essentiel de réfléchir aux canaux de commande que vous souhaitez proposer afin d’investir dans une plateforme de caisse capable de répondre à vos besoins.

Voici quelques questions à considérer :

• La livraison de repas représente-t-elle la meilleure option pour vous ?
• Allez-vous opter pour une livraison en interne ou vous associer à un service de livraison tiers comme Uber Eats ou Deliveroo ?
• Vos plats sont-ils transportables ? Le goût, la cuisson ou la qualité des aliments seront-ils affectés par le trajet restaurant – client ? 
• Devrez-vous modifier votre menu pour qu’il soit plus adapté à la livraison ?
• Comment la commande à la table par code QR s’intégrerait-elle dans votre processus de travail ? 
• Qu’en est-il de la commande en ligne pour la précommande et la vente à emporter ?

Quelle que soit votre décision, la plateforme de caisse choisie devra s’intégrer de manière fluide avec les partenaires tiers de livraison et de commande. Pour vous assurer de ne jamais manquer une vente, privilégiez un logiciel de caisse doté des fonctionnalités suivantes .

• Intégrations avec des plateformes de livraison comme Uber Eats, Deliveroo ou Just Eat ;
• La possibilité de concevoir des menus numériques ;
• L’option de générer des codes QR pour la commande à table ;
• La possibilité pour tous les types de commandes de se synchroniser directement avec le logiciel de caisse et l’imprimante de la cuisine.

3. Déroulement du service

Une étude réalisée par Gartner indique que 64 % des clients portent plus attention au service client qu’au prix d’un menu. Il est donc primordial pour le secteur de la restauration de combler et dépasser les attentes dès qu’un client franchit la porte de leur établissement.

Votre système de caisse doit faciliter le service, inciter le personnel à stimuler les ventes incitatives et rationaliser vos flux de travail pour que vos clients reçoivent leurs commandes le plus rapidement possible. 

Assurez-vous que votre futur système de caisse comprenne des fonctionnalités qui réduisent les risques d’erreurs de commande, accélèrent la production, augmentent la probabilité de vente incitative et signalent les clients qui ont besoin d’attention. 

Les éléments à considérer : 

• Un écran d’affichage des commandes qui permet à vos clients de visualiser leur  commande au moment où le personnel la saisit dans le logiciel de caisse ;
• Une fonctionnalité de gestion des tables qui cartographie le plan de salle de votre établissement afin que le personnel puisse facilement suivre le statut de chaque table ;
• Un écran d’Affichage Cuisine (Kitchen Display System – KDS) pour suivre les commandes entrantes plus efficaces ; 
• Une tablette tactile qui permet aux serveurs de prendre des commandes à table et de les synchroniser automatiquement avec votre logiciel de caisse et l’imprimante de la cuisine ;
• La possibilité d’avertir le personnel lorsque certains plats sont commandés afin de faciliter les ventes incitatives.

4. Méthodes de paiement

D’après une étude d’Oracle, seuls 33 % des consommateurs dans le monde estiment que les espèces continueront d’être acceptées dans le secteur de la restauration d’ici 2022. 

Le paiement en espèce se faisant de plus en rare dans ce secteur, les établissements doivent investir dans un outil technologique capable d’accepter différentes méthodes de paiement, telles que les paiements mobiles Apple ou Google Pay.

Le logiciel de caisse optimal doit pouvoir s’adapter face aux tendances émergentes en matière de paiement et inclure une gamme variée de méthodes de paiement : en plus de réduire les files d’attente au comptoir, les méthodes de paiement sans contact sont désormais privilégiées dans un monde post-pandémique. Dans un sondage mené par Lightspeed sur les attentes des consommateurs, plus de 17% des sondés belges interrogées considéraient les paiements sans contact comme une condition nécessaire à la réouverture complète des restaurants.

Votre logiciel de caisse doit donc rendre ce processus aussi efficace que possible. 

Dans un premier temps,  il est important de comprendre comment vos clients règlent l’addition. La réponse à ces questions suivantes vous permettront d’identifier les besoins futurs de votre logiciel de caisse : 

• Les clients paieront-ils au comptoir ou à la table ? Ou les deux ?
• Souhaitez-vous donner aux clients la possibilité de partager l’addition ?
• Accepterez-vous les espèces ou uniquement les paiements numériques et par carte ?

Une fois que vous disposez d’une idée claire de la manière dont vous allez accepter et traiter les paiements dans votre établissement, vous devez vous assurer que le logiciel de caisse que vous avez choisi peut répondre à vos besoins. 

À titre indicatif, il doit comporter les fonctionnalités suivantes :

• la possibilité de traiter les paiements partout dans votre établissement ;
• Une fonctionnalité permettant de diviser facilement l’addition – à la fois par montant et par article ;
• La possibilité de synchroniser le logiciel de caisse avec le terminal de paiement pour éviter les erreurs de saisie ;
• Mises à jour régulières du logiciel pour inclure les nouvelles méthodes de paiement ;
• La possibilité d’accepter les paiements sans contact ;
• Cryptage de bout en bout pour des transactions sûres et sécurisées ;
• La possibilité de se synchroniser avec les progiciels de comptabilité pour faciliter les rapprochements comptables

5. La gestion des stocks

En dehors du loyer et des salaires, le coût des marchandises représente l’une des dépenses les plus importantes d’un restaurant. Or, avec plus de 10% des stocks alimentaires qui ne vendent pas et qui finissent à la poubelle, il est crucial de contrôler ses stocks, ses invendues et ses commandes avec les fournisseurs à partir d’un système centralisé pour éviter de gaspiller inutilement des milliers d’euros par an.

La plupart des systèmes de caisse modernes disposent d’une fonctionnalité intégrée de gestion des stocks ; cependant, la fonctionnalité et la complexité du produit peuvent varier d’une plateforme à l’autre. 

Il est donc essentiel d’évaluer votre processus actuel de gestion des stocks pour appréhender comment le bon logiciel de caisse vous aidera à rationaliser votre flux de travail et à réduire les coûts liés aux gaspillages inutiles. 

Pour comprendre les fonctionnalités de gestion des stocks dont votre logiciel de caisse aura besoin, posez-vous les questions suivantes.

• Vous arrive-t-il souvent de commander des ingrédients en trop ou en moins ?
• Avez-vous besoin de plus de visibilité sur les ingrédients gaspillés ?
• Comment suivez-vous actuellement les stocks ?
• Comment gérez-vous les fournisseurs ?
• Quel est votre processus opérationnel pour effectuer des inventaires ? 

L’étape suivante consiste à identifier les systèmes de caisse qui répondront le mieux aux besoins de votre gestion des stocks. Pour une gestion optimale automatisée et sans faille, votre futur système de caisse doit comprendre les éléments suivants :

• Au fur et à mesure que les plats et les boissons sont vendus ou gaspillés, votre système de caisse doit automatiquement mettre à jour les quantités de chaque ingrédient pour un suivi précis des stocks ;
• Un outil de suivi des pertes vous permet de répertorier facilement le type d’ingrédients ou plats gaspillés afin de repérer les tendances et de réduire les déchets inutiles et les coûts ;
• Une option permettant d’ajouter des détails sur les fournisseurs et d’attribuer des articles aux fournisseurs ; 
• La possibilité d’automatiser les bons de commande ;
• Des rapports intuitifs sur vos meilleures et moins bonnes ventes ;
• La possibilité de suivre les niveaux de stock en temps réel.

6. Données et analyses

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, les données sont reines, et des rapports détaillés sur les performances de votre établissement vous aideront à prendre des décisions plus impactantes et plus éclairées. 

Les logiciels de caisse dernière génération connectent chaque maillon de votre restaurant, de l’inventaire aux performances du personnel en passant par les coûts des ingrédients : ils contiennent une mine d’informations vous permettant de prendre des décisions basées sur des données pour augmenter vos revenus.

Le logiciel de caisse que vous choisissez doit vous permettre d’accéder facilement à vos données sous la forme de rapports et de tableaux de bord lisibles, afin que vous puissiez réellement comprendre la dynamique de votre activité et ajuster en conséquence votre stratégie.

Les éléments à considérer : 

• Des tableaux de bord personnalisables ;
• Une interface de reporting qui vous permet d’accéder à des données en toute mobilité, où que soyez ;
• Des rapports intuitifs qui vous donnent une visibilité sur :
  • les articles de menu les plus et les moins performants ;
  • les performances du personnel ;
  • Les heures d’ouverture les plus fréquentées ;
  • Les ventes par canal, par exemple livraison, repas sur place ou à emporter ;
  • Marges ;
  • Dépenses moyennes par table.

7. Intégrations

Si les fonctionnalités et caractéristiques intégrées de votre logiciel de caisse sont essentielles, il est également crucial de comprendre avec quels systèmes et outils ce dernier est compatible. Votre établissement peut évoluer et avoir besoin d’outils pour l’épauler : un système de caisse comprenant un écosystème de partenaires multiples sera d’autant plus à même de répondre à vos besoins futurs.

Considérez les éléments suivants :

• Avec quels systèmes d’exploitation (iOS, Android, Windows, etc.) le logiciel de caisse est-il compatible ?
• Avec quel matériel (tablettes, imprimantes, ordinateurs, etc.) le logiciel de caisse est-il compatible et propose-t-il des offres groupées de matériel ? 
• Avec quels autres outils s’intègrent-ils ?
  • Logiciels de marketing et de fidélisation ;
  • Plateformes de livraison tierces ;
  • Logiciels de comptabilité ;
  • Fournisseurs de services de paiement ;
  • Outils de planification des employés ;
  • Partenaires de commande en ligne.

Conseil additionnel : dressez une liste de tous les outils actuels que vous utilisez dans votre établissement (par exemple, les progiciels de comptabilité ou de gestion des employés), et vérifiez leur compatibilité avec votre futur système de caisse.

8. Contrats et assistance technique

La mise en service peut être chronophage et source de complications pour les restaurateurs : par conséquent, avant de vous engager avec un prestataire de caisse, assurez-vous que ce dernier prévoit dans le contrat un support technique continu, une formation au produit approfondie ou encore une formation personnalisée au départ.

Attardez-vous également sur les conditions de paiement et les clauses de désengagement : ces dernières doivent être flexibles dans l’idéal, dans le cas où votre logiciel de caisse ne répond plus à vos besoins ou si vous n’êtes pas satisfait de l’outil.

Les éléments à considérer :

• Le type de contrat proposé 
• Quelle est la durée minimale d’engagement ?
• Quelles sont les modalités de paiement ? Préférez-vous un paiement mensuel ou annuel, par exemple ?

Conseil additionnel : optez pour un fournisseur qui propose des contrats flexibles et la possibilité de modifier (ou de prolonger) la durée de votre contrat, de le suspendre ou de l’annuler à tout moment.

Un support rapide, fiable et précis vous permettra de tirer pleinement parti des capacités de votre logiciel de caisse ;  il est donc essentiel de s’assurer que votre fournisseur de caisse propose ce qui suit :

• Une assistance disponible sur plusieurs canaux, par exemple le téléphone, chat en ligne, email et réseaux sociaux ; 
• Un support en ligne ou un centre de ressources qui contient des guides détaillés et des vidéos de formation ; 
• Des ressources permanentes et actualisées telles que des blogs, des webinaires et des vidéos.

Conseil additionnel : exigez une période d’essai avant de vous engager – cela vous permettra de tester la compatibilité du logiciel de caisse avec vos besoins actuels !

Prenez le temps d’évaluer ces critères avant de vous engager avec un logiciel de caisse pour votre restaurant

En prenant le temps d’identifier les logiciels de caisse qui rempliront ces critères d’évaluation, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour (re-) démarrer du bon pied. Identifiez les besoins actuels et futurs de votre établissement afin de dénicher le bon outil de caisse doté des fonctionnalités qui répondra à vos besoins.

Une plateforme de caisse entièrement intégrée, comme Lightspeed, vous permet (ainsi qu’à votre personnel) de faire bien plus que d’encaisser des commandes et d’enregistrer des paiements. Grâce à leur connectivité, les plates-formes de caisse simplifient les opérations quotidiennes, comme la comptabilité, la gestion des stocks ou encore la communication entre votre salle et la cuisine, vous laissant plus de temps pour vous concentrer sur vos clients.

Contactez-nous si vous souhaitez en savoir plus sur notre plateforme de caisse tout-en-un ou demandez un essai gratuit dès maintenant !