Janick Morin, fondatrice et propriétaire de Morini Coiffure, n’était que dans la vingtaine quand elle a ouvert son premier salon de coiffure en 2001 dans la ville de Saguenay, au Québec. Elle a rapidement été remarquée au sein de sa communauté pour son talent unique et son service plein d’attention. Avec une clientèle grandissante et des rendez-vous jusqu’à cinq semaines à l’avance, Janick a ouvert un plus grand salon en 2005 dans la ville de Québec. Aujourd’hui, elle voyage en Europe pour de nouvelles inspirations et apprendre de nouvelles techniques de coiffure. Elle collabore avec des magazines, ainsi qu’avec des designers sur des défilés de mode, séances de photos et des tournages. Elle aide également des agences de mode à mieux éduquer leurs mannequins sur les soins capillaires. Janick s’assure que son équipe chez Morini Coiffure reste à jour avec les techniques et les styles actuels en les encourageant à suivre des formations et à participer dans des concours chaque année.
Compte tenu du succès retentissant de Morini Coiffure, Janick s’est rendu compte qu’une gestion traditionnelle sur papier n’était pas adaptée à la croissance de son entreprise. Elle avait besoin de logiciels pour l’aider à gérer les réservations de rendez-vous, la comptabilité, l’inventaire, les rapports ainsi que ses employés. Elle nous explique comment booxi et Lightspeed l’ont aidée à mieux gérer son entreprise et à augmenter ses profits.
Comment votre salon de coiffure, Morini Coiffure, se différencie-t-il des autres salons de coiffure ?
« Nous nous différencions des autres salons de coiffure par notre manière de travailler avec nos employés. À travers la formation continuelle de nos coiffeurs, nous pouvons offrir un service de qualité. Nous suivons leur performance de près pour identifier leurs points faibles et pouvoir mieux les former. Nous les encourageons aussi à partager leurs connaissances entre eux. Pour garder nos employés, nous nous assurons de bien les rémunérer pour leur travail. Nous demandons aussi à nos coiffeurs de s’inscrire sur le site de référencement toncoiffeur.com que j’ai créé et qui nous apporte une très belle clientèle. Sur ce site, nos employés peuvent partager leur CV ainsi que leurs réalisations quotidiennes. Les clients peuvent trouver un coiffeur selon sa spécialité, ce qui assure une adéquation entre les besoins du client et les compétences du coiffeur. »
Qu’est-ce qui vous a motivé à chercher pour un système de point de vente et de gestion des rendez-vous ?
« Avant d’utiliser le logiciel de gestion des rendez-vous de booxi, nous passions beaucoup de temps au téléphone avec les clients à prendre les rendez-vous de façon traditionnelle, avec un cahier de rendez-vous. En même temps, avec une boutique en croissance, nous avions besoin d’un logiciel pour gérer notre inventaire de produits. Nous cherchions aussi une méthode pour scanner les produits pour les ajouter instantanément à notre inventaire et ainsi pour faciliter le travail de nos employés et minimiser les erreurs. De plus, nous voulions un système qui s’occuperait de la comptabilité, comme nous passions beaucoup de temps au salon à produire des rapports manuellement. Nous avons alors pensé à Lightspeed et aux possibilités que le logiciel nous offrait. »
Avez-vous cherché longtemps pour des solutions à vos problèmes ?
« Non, nous n’avons pas cherché très longtemps. Sur toncoiffeur.com, j’ai pu découvrir booxi. Mon équipe et moi apprécions beaucoup que booxi fonctionne sur le cloud et que tout soit accessible de partout. Un logiciel comme booxi nous évite d’avoir un ordinateur et d’acheter un logiciel qu’il aurait fallu installer sur l’ordinateur et renouveler chaque année. Nous avons trouvé la solution de booxi intéressante, en plus d’être abordable. L’équipe de booxi nous a dit: “Si vous aimez le fait que nous soyons basés sur le cloud, nous travaillons en collaboration avec Lightspeed au niveau de la facturation.” Nous avons donc décidé d’utiliser les deux systèmes. »
Avez-vous pensé à des solutions autres que Lightspeed et booxi ?
« Au niveau de la prise des rendez-vous, nous avons regardé d’autres options, mais il n’y avait rien qui était aussi bien adapté pour la coiffure que booxi, qui fonctionnaient parfaitement pour les doubles réservations. Nous avons aussi considéré des logiciels autre que Lightspeed, mais comme Lightspeed s’intégrait parfaitement à booxi pour la facturation, nous avons opté pour ces deux solutions. Il n’y avait rien d’aussi complet pour répondre à nos besoins. »
Pourriez-vous expliquer davantage le problème que vous aviez avec les doubles réservations ?
« Avec le cahier de rendez-vous traditionnel, nous avions des problèmes avec les doubles réservations. En coiffure, quand nous faisons la coloration d’une cliente, nous avons un temps de pause le temps d’appliquer la couleur et d’attendre que celle-ci agisse sur les cheveux. Nous pouvons donc prendre une autre cliente entre-temps. Avant booxi, nos rendez-vous se croisaient comme ça. C’était difficile aussi de gérer la durée des rendez-vous parce que les coiffeurs ne prennent pas tous le même temps pour offrir un même service. Avec la méthode traditionnelle de prise des rendez-vous, c’était difficile de gérer les rendez-vous. booxi est vraiment une méthode parfaitement adaptée à nos services de coiffure. Nous avions aussi la chance d’avoir une équipe de booxi à collaborer avec nous pour vraiment adapter le logiciel à nos besoins. »
Avant d’utiliser Lightspeed Retail, comment gériez-vous votre salon de coiffure ?
« Tout se faisait manuellement, donc tout prenait beaucoup plus de temps et il y avait souvent des erreurs. De plus, il fallait payer des gens pour faire des tâches que maintenant les logiciels peuvent effectuer eux-mêmes. »
Qu’est-ce que vous appréciez le plus de Lightspeed et booxi ?
« Avec Lightspeed, la facturation est simple et les rapports journaliers sont faciles à produire et à lire. On est aussi capable de voir, en un coup d’oeil, combien chaque coiffeur a vendu en services et en produits. On est capable de lier un rendez-vous à sa facture respective comme les deux logiciels s’intègrent sans problèmes. »
« Avec booxi, nous pouvons maintenant réduire les no shows avec un rappel courriel ou message texte. Avant, les clients oubliaient facilement leurs rendez-vous. Avec des rappels envoyés 24 heures à l’avance, 90 % des clients se présentent à leurs rendez-vous. S’ils ont un empêchement, ils vont nous appeler 24 heures à l’avance, ce qui nous évite de payer un employé pour ne pas travailler. Les rendez-vous manqués étaient une source de perte de revenus majeure. Avant, nous n’avions pas de solution à ce problème. La réceptionniste devait rappeler chaque client pour confirmer leur rendez-vous. Maintenant, des rappels sont envoyés à chaque client automatiquement ce qui nous permet d’économiser du temps et de l’argent et de nous concentrer sur d’autres choses. Avec booxi, les clients peuvent aussi réserver leurs rendez-vous eux-mêmes, ce qui réduit considérablement la charge de travail de notre réceptionniste. Depuis que nous utilisons Lightspeed et booxi, la gestionnaire du salon est capable de travailler moins d’heures chaque semaine tout en étant plus productive. Il ne fait aucun doute que les deux logiciels ont eu un impact positif sur nos profits. »
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Quelle fonctionnalité de Lightspeed utilisez-vous le plus souvent au salon ?
« Les rapports m’aident à identifier les produits qui se vendent le mieux, ce qui est très pratique quand je dois passer une commande pour réapprovisionner l’inventaire. J’aime aussi le fait de pouvoir accéder aux rapports de partout. Avec le cloud, c’est vraiment facile. »
« Avec les rapports, je peux aussi évaluer la performance des employés et identifier leurs forces et leurs faiblesses. Par exemple, si je vois qu’un coiffeur est très populaire pour les mèches, je saurai que les mèches sont sa spécialité. Ce coiffeur pourra donc aider un collègue qui a moins d’expérience avec les mèches. Ainsi, les rapports me permettent de mieux évaluer et suivre la performance des employés. »
« Nous collaborons avec plusieurs distributeurs, donc quand nous ajoutons une nouvelle gamme de produits à notre inventaire et voyons que les ventes ne sont pas très élevées, nous nous assurerons de mieux former nos employés sur cette gamme de produits pour augmenter les ventes. Si nous avons 3 à 4 coiffeurs avec les mêmes faiblesses, nous demanderons à nos coiffeurs qui sont des spécialistes dans le domaine de partager leurs connaissances avec ceux qui ont moins d’expérience. Au salon, nous encourageons vraiment l’échange des connaissances entre nos employés. »
Est-ce que vos employés ont des commentaires positifs sur Lightspeed ?
« En général, les commentaires ont été extrêmement positifs. Nous avons trouvé l’adaptation un peu longue, mais une fois que les employés ont été formés et ont compris le fonctionnement du système, tout s’est bien passé. Aujourd’hui, si je leur demandais s’ils voulaient changer de logiciel ou tout simplement revenir à la méthode manuelle, je sais qu’ils diraient “Non”. Mes employés ne veulent plus lâcher le numérique, ça c’est sûr. »
Quel a été l’impact de Lightspeed sur votre salon de coiffure ?
« Avec Lightspeed, nous savons où nous devons mettre les efforts. Les employés peuvent voir quels services ils offrent le plus et le moins, et je peux voir quels employés vendent le plus et le moins. Avec Lightspeed, c’est facile de cibler leurs faiblesses pour ensuite mieux les former. Si un coiffeur doit améliorer ses ventes, je peux lui dire que c’est correct de parler de la pluie et du beau temps avec un client, mais qu’il doit avant tout lui expliquer les bienfaits des produits qu’il lui met dans les cheveux. »
« Avant Lightspeed, c’était vraiment difficile de produire les rapports nous-mêmes et de comprendre nos chiffres. Nous devions faire des tableaux nous-mêmes pour comparer les produits du salon en fonction des commentaires des clients. Nous n’étions jamais capables d’identifier le vrai problème, ce qui devait être amélioré ou ce qui allait très bien. Tout cela était beaucoup plus difficile à cerner. »
« Lightspeed nous permet aussi de mieux suivre la rotation des stocks et de voir quels produits se vendent le plus et le moins. Ainsi, au lieu d’avoir dix produits qui ne se vendent pas très bien sur l’étagère, nous pouvons les remplacer par dix produits qui se vendent bien. Nous pouvons donc optimiser notre inventaire pour augmenter nos profits. »
Avec la clientèle que toncoiffeur.com apporte à son salon, Janick envisage d’agrandir son équipe et ouvrir un deuxième salon à Montréal. Janick est sûre que Lightspeed pourra soutenir la croissance future de son entreprise. Elle continuera à utiliser toncoiffeur.com pour la publicité, booxi pour la gestion des rendez-vous et de la clientèle, et Lightspeed pour la gestion de l’inventaire, la comptabilité et les employés.
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