Caisse enregistreuse traditionnelle et système de caisse : quelles différences pour votre commerce de détail ?

La plupart des commerces et boutiques qui prospèrent exécutent de nombreuses transactions par jour, parfois des milliers. Pour gérer ce type de volume, les commerces de détail doivent s’équiper des outils – matériels et logiciels – nécessaires au bon déroulement des opérations.

Le point névralgique des opérations d’un commerce de détail ?

Le point de vente, la caisse enregistreuse ou le système de caisse (POS). 

Bien que beaucoup utilisent ces termes de manière interchangeable, ils ne sont pas identiques. En fait, il existe de nombreuses différences essentielles qui peuvent influencer la gestion opérationnelle au quotidien de votre commerce de détail. 

Dans cet article, nous allons définir ce qu’est une caisse enregistreuse traditionnelle et un système ou logiciel de caisse, en quoi ils sont différents, et comment vous pouvez choisir l’option la plus adaptée pour votre activité.

Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse ?

La définition officielle du terme « caisse enregistreuse » est une machine commerciale qui possède généralement un tiroir-caisse, indique le montant de chaque vente et enregistre le montant de l’argent reçu.

Exemple de caisse enregistreuse traditionnelle basique

Une caisse enregistreuse enregistre les transactions qui ont lieu dans votre magasin, créant ainsi un registre des entrées et sorties d’argent. Elle peut également calculer et ajouter les taxes, générer des reçus et offrir un suivi de base des ventes. De nombreuses grandes épiceries et grands magasins utilisent des caisses enregistreuses.

La première caisse enregistreuse a été inventée en 1879 par James Ritty, marchand de whisky, de vin et de cigares, comme mesure préventive contre le vol par les employés. Et même si le vol par les employés était beaucoup plus répandu à l’époque, il reste une préoccupation pour les détaillants et reste à l’origine des pertes les plus importantes subies par les commerçants.

Les caisses enregistreuses ont parcouru un long chemin depuis leurs premières versions. Aujourd’hui, nous avons des caisses enregistreuses électroniques que l’on voit couramment dans les restaurants. Alors qu’une caisse enregistreuse de base est conçue pour traiter les transactions en espèces, les plus récentes offrent des options plus robustes.

En général, les caisses enregistreuses ne coûtent que quelques centaines d’euros, mais si vous souhaitez des fonctionnalités supplémentaires comme des lecteurs de cartes de crédit, des lecteurs de codes-barres ou des balances, vous devrez investir dans du matériel supplémentaire.

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?

Un logiciel de caisse est défini comme « l’endroit (tel qu’une caisse) où un article est acheté ». Les systèmes de caisse (également communément appelés logiciel de caisse ou POS) sont les mécanismes par lesquels les détaillants et les clients peuvent effectuer des achats.

Fondamentalement, un logiciel de caisse reprend les fonctionnalités traditionnelles d’une caisse enregistreuse classique : vous pouvez l’utiliser pour gérer les transactions en espèces et faire tout ce qu’une caisse normale ferait, en plus d’obtenir des rapports plus détaillés sur ces transactions. Un logiciel de caisse moderne est généralement doté d’une interface à écran tactile que les employés utilisent pour gérer les achats.

Un logiciel de caisse moderne à écran tactile

Un logiciel de caisse  peut être composé de plusieurs éléments :

• Un dispositif à écran tactile
• Scanner de carte
• Lecteur de puces
• Lecteur de codes à barres
• Serveur sur le cloud
• Socle Ipad

Les systèmes de caisse ont été introduits dans les années 1970, lorsque les caisses enregistreuses ont évolué vers des terminaux de caisse informatisés capables d’exécuter des fonctionnalités supplémentaires, comme le traitement des cartes de crédit et la gestion de base des stocks. 

Ils ont gagné en popularité et sont devenus courants dans le secteur de la vente au détail dans les années 80 et 90. Selon Transparency Market Research, l’industrie mondiale des systèmes de caisse enregistreuse générera 37 milliards de dollars de revenus d’ici 2027, demande en partie soutenue par l’ouverture et la modernisation des détaillants.

Au fil des ans, le logiciel de caisse s’est perfectionné. Désormais, de nombreux terminaux de caisse s’intègrent à d’autres outils de gestion de votre commerce de détail, tels que des logiciels de gestion des stocks, de comptabilité ou de gestion d’entrepôt. Certains sont suffisamment robustes pour faire office de centre de commande de la gestion du commerce de détail, en gérant tout ce qui concerne les ventes, les stocks et la gestion des clients.

Les systèmes de caisse sont essentiels pour les vendeurs multicanaux, car ces derniers peuvent suivre et synchroniser les données entre plusieurs magasins, entrepôts et/ou centres d’exécution à partir d’un système de caisse unique et centralisé, permettant aux détaillants de suivre au quotidien la performance  des différents canaux de vente (e-commerce et magasins physiques) à partir d’une seule plateforme. 

Parmi ces fonctionnalités diverses venant s’intégrer au logiciel de caisse, on peut noter les suivantes :

• Programmes de fidélisation des clients
• Cartes-cadeaux
• Marketing
• Personnalisation
• Données pour des décisions commerciales éclairées
• Automatisation (comptabilité, achats fournisseurs)
• Système de réservation
• Planification du personnel

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse mobile ?

Les logiciels de caisse mobiles (ou m-POS) sont une évolution encore plus récente de la caisse enregistreuse moderne. 

Un logiciel de caisse est un plus si vous gérez plusieurs sites ou vendez fréquemment à l’occasion d’événements spéciaux ou marchés.

Il permet également de rendre vos employés mobiles, tout comme vos clients. Ainsi, plutôt que de forcer un client à se rendre au comptoir pour payer son achat, un système de caisse mobile sur Ipad peut venir directement à lui.

En équipant votre commerce d’un logiciel de caisse mobile, vous réduisez les frictions associées au processus d’achat et augmentez vos chances de conclure la vente. Une étude britannique de 2016 a révélé que plus de la moitié des détaillants britanniques considéraient le logiciel de caisse mobile comme la technologie en magasin la plus importante pour les consommateurs.

Petit récapitulatif des avantages à équiper votre commerce avec un logiciel de caisse mobile :

• Obtenez des mises-à-jour sur vos données en temps réel
• Gardez vos données en sécurité, même si votre matériel est endommagé
• Continuez à vendre, même sans connexion internet
• Acceptez des paiements sur-le-champ
• Évitez les longues files d’attente au comptoir
• Bénéficiez d’une technologie sans-fil pour votre caisse, scanneur à code-barre et imprimante

Une vendeuse enregistre la commande du client directement dans le logiciel de caisse sur Ipad.

Caisse enregistreuse et système de caisse : Quelles sont les différences ?

À première vue, il semble que les caisses enregistreuses traditionnelles et les systèmes de caisse modernes aient le même objectif, à savoir enregistrer les ventes. Et s’il est vrai que les deux solutions peuvent le faire, leurs distinctions sont bien plus profondes. 

Une caisse enregistreuse est une machine qui stocke votre argent dans un tiroir et vous permet de faciliter le processus de paiement. En revanche, un logiciel de caisse moderne fait bien plus que cela en vous aidant à gérer votre commerce de détail. 

La plus grande différence entre les caisses enregistreuses classiques et les systèmes de caisse modernes est que ces derniers sont beaucoup plus puissants, robustes et dotés de fonctionnalités plus riches.

Fonctionnalités et caractéristiques des caisses enregistreuses vs systèmes de caisse modernes

• Caisse enregistreuse classique : elle vous permet d’enregistrer les ventes et est équipée d’un tiroir sécurisé pour les dépôts et les factures. Certaines caisses enregistreuses peuvent être personnalisées en fonction de vos obligations fiscales, et d’autres peuvent également fournir des rapports de vente basiques.
• Logiciel de caisse moderne : vous permet de faire tout ce qui précède, plus.. : 
  • gérer votre inventaire
  • recueillir et stocker les données des clients
  • gérer un programme de fidélisation
  • produire des rapports et des analyses sur vos ventes, vos stocks, vos clients, etc.
  • créer et mettre en œuvre des promotions
  • …et bien plus encore.

Portabilité et flexibilité

Les systèmes de caisses modernes sont plus transportables et plus flexibles que les caisses enregistreuses traditionnelles. 

Ces dernières se présentent essentiellement sous une seule forme : une machine de caisse. Mais les logiciels de caisse comme Lightspeed Retail peuvent fonctionner sur différents appareils, y compris Mac, iPad et PC, de sorte que votre processus de paiement peut être aussi portable ou aussi complet que vous le souhaitez. 

Que vous enregistriez vos ventes derrière un écran de caisse ou que vous souhaitiez le faire en déplacement, un logiciel de caisse moderne doit être capable de répondre à vos besoins.

Intégrations

Les systèmes de caisses présentent un autre avantage. La plupart des caisses enregistreuses ne peuvent se connecter qu’à votre fournisseur de services de paiement.

Mais lorsque vous utilisez un logiciel de caisse, vous pouvez élargir ses capacités en l’intégrant à des solutions tierces comme :

• un logiciel de comptabilité
• plateforme e-commerce
• logiciel de fidélisation et d’automatisation du marketing
• processeur de paiement
• ERP
• applications de planification du personnel

Prix

Si vous avez un budget très serré, une caisse enregistreuse traditionnelle peut être plus intéressante, car ces machines coûtent généralement entre 100 et 500 euros. 

Les systèmes de caisse, quant à eux, coûtent généralement autour de 1000 euros ou CHF sur une base annuelle, auxquels s’ajoute le coût du matériel, c’est-à-dire votre ordinateur ou votre iPad.

Ceci étant dit, un système de caisse moderne doit être considéré comme un investissement. Bien qu’il puisse coûter plus cher, les caractéristiques et les fonctionnalités supplémentaires qu’il offre peuvent vous faire gagner énormément de temps tout en vous aidant à développer votre entreprise. Lorsque vous êtes en mesure de tirer le meilleur parti de votre logiciel de caisse, la solution est plus que rentable.

Voici un tableau résumant les différentes clés entre une caisse enregistreuse classique et un système de caisse moderne :

Comment choisir entre une caisse enregistreuse et un système de caisse ?

Le choix d’une caisse enregistreuse, d’un logiciel de caisse ou d’un système de caisse mobile pour votre commerce de détail est comme toute autre décision commerciale importante : la bonne réponse dépend entièrement de vos besoins uniques. 

Ainsi, bien qu’il n’y ait pas de réponse unique, il y a quelques considérations et questions à prendre en compte pour vous guider dans ce processus :

• Quels sont mes plus gros obstacles à l’heure actuelle ? Quelle est la cause de ces difficultés ?
• Quels types de méthodes de paiement mon entreprise doit-elle être en mesure d’accepter ?
• Devons-nous percevoir une ou plusieurs taxes sur les ventes ? S’agit-il de la même taxe ou existe-t-il des taxes différentes pour les différents clients, ventes, magasins ou produits ?
• Quelle est l’activité moyenne de mon magasin ?
• Combien de départements, de catégories et de SKUS de produits dois-je recenser ?
• Combien de produits proposons-nous actuellement ? Combien en aurons-nous à l’avenir ?
• Combien de caisses avons-nous ou avons-nous besoin ?
• Quel est mon programme actuel de fidélisation de la clientèle ?
• Qu’est-ce que mon personnel aime ou n’aime pas dans notre configuration actuelle ?
• Comment administrer les reçus à nos clients ?

Pour résumer, voici les étapes que vous devez prendre en compte lorsque vous envisagez de vous tourner vers un logiciel de caisse moderne :

1. Définissez les besoins de votre entreprise. Reportez-vous à cette liste de questions ci-dessus pour comprendre quels sont vos besoins essentiels.
2. Prenez note des obligations en matière de matériel. Cela inclut les lecteurs de codes-barres, les balances, les imprimantes de reçus, etc.
3. Établissez un budget. Si vous optez pour un logiciel de caisse mobile, vous devrez probablement souscrire à un abonnement mensuel, alors que les caisses enregistreuses et les logiciels de caisse traditionnels peuvent représenter des coûts de départ avec des frais de maintenance occasionnels.
4. Auditez et comparez les systèmes de logiciels de caisse. Demandez à d’autres partenaires commerçants de votre réseau ou aux autres outils commerciaux que vous utilisez (comptabilité, gestion des stocks, etc.) de vous recommander un logiciel de caisse qui conviendra à vos besoins. Consultez des sites de comparaison comme Capterra, Get App ou Independant pour  avoir une meilleure idée de leurs fonctionnalités et des avis laissés par les utilisateurs actuels.
5. Visualisez le logiciel de caisse en pratique. Demandez une démo sur les sites Web des logiciels de caisse ou exigez de parler avec un représentant pour répondre à toutes vos questions.
6. Configurez correctement le système de caisse. Les meilleures sociétés de logiciels de caisse vous aideront dans ce processus. Pour tirer le meilleur parti de votre logiciel de caisse, vous devrez consacrer du temps, dès le début, à la mise en place d’automatismes, de flux de travail et d’autres paramètres.

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